Googleスプレッドシートとは? 使い方はExcelと同じ表計算ソフト?

Googleスプレッドシートとは?

Googleスプレッドシートとは?

Googleスプレッドシート」は、検索で有名なGoogle(グーグル)が開発した表計算ソフトです。表計算ソフトといったら、ほとんどの人がMicrosoft(マイクロソフト)の「Excel(エクセル)」を思い浮かべると思います。その他にも、フリーソフトの表計算ソフトやキングソフトのExcel互換製品などもありますが、ビジネスの世界でExcelが事実上の標準になっていることもあり、表計算ソフトといえば、ほぼExcelを指すのが実態です。

こうした状況はいまでも変わりませんが、じわじわと人気を高めているのがGoogleスプレッドシートです。Googleアカウントを持っていれば誰でも無料で利用でき、インターネットに接続できる端末(パソコンやスマートフォン)とWebブラウザがあればいつでもどこからでも作成や編集、共有が可能です。

使い方やできることもExcelと似ています。例えばExcelと同じように関数や式を使って数値を自動的に計算したり、グラフを作成したりできます。もちろん、請求書や名簿などを作成して印刷することもできます。

また、Excelとのある程度の互換性も持っています。例えば簡単な表であれば、Excelで作った表をGoogleスプレッドシートに読み込んで編集することもできます。では、ExcelとGoogleスプレッドシートは何が違うのでしょうか? 以下では、Googleスプレッドシートの簡単な使い方とExcelとの主な違いについて説明していきましょう。
 
表計算ソフトといったらマイクロソフトのExcelが有名です

表計算ソフトといったらマイクロソフトのExcelが有名です

 
これがGoogleスプレッドシート。グーグルが作った表計算ソフトです。できることもExcelと似ています。Excelのファイルを読み込んで編集することも可能です。ただし、完全な互換性があるわけではありません

これがGoogleスプレッドシート。Googleが作った表計算ソフトです。使い方やできることもExcelと似ています。Excelのファイルを読み込んで編集することも可能です。ただし、完全な互換性があるわけではありません

 

Googleスプレッドシートの使い方、新規作成方法

Googleスプレッドシートは、先にも述べた通りGoogleアカウントを持っていれば誰でも無料で利用できます。利用にはまずGoogleアカウントの作成が必要ですが、アカウントの作成も無料で費用などは一切かかりません。

Googleアカウントを作成するには、まずGoogleアカウントの作成ページにアクセスし、氏名やユーザー名、パスワードを入力。画面の指示通りに進めば完了です。Googleアカウントが作成できたら、ログインをしましょう。その後、「スプレッドシートの新規作成」ができます。
 
Googleスプレッドシートの新規作成ページ

Googleスプレッドシートの新規作成ページ

 

GoogleスプレッドシートとExcelの違い(1)利用にはインターネットが必要

ExcelはWindowsアプリケーションです。このため、Windowsにインストールして利用します。これに対して、GoogleスプレッドシートはWebアプリケーションです。Webアプリケーションは、Webブラウザで動作するアプリケーションのことで、基本的な仕組みは通常のWebサイトと同じです。

このため、インターネットに接続できるパソコンとWebブラウザがあれば、Googleスプレッドシートはどこからでも利用することができます。

逆にいうと、インターネットがないとGoogleスプレッドシートを利用することはできません。この点は、インターネットがなくても利用できるExcelとの大きな違いです。ただし、Googleスプレッドシートには、インターネットがなくても特定のファイルを編集できるようにする機能が用意されています。

具体的には、Googleスプレッドシートのファイル一覧の画面で、ファイル右端のボタンをクリックし、メニューの[オフラインで使用できるようにする]をオンにします。これで、そのファイルはインターネットがなくても編集できるようになります。
Googleスプレッドシートにはインターネットが不可欠です。ただし、ファイルの一覧で[オフラインで使用できるようにする]をオンにすれば、インターネットがなくてもそのファイルを編集できます。編集した結果は、次にインターネットと接続したときクラウド側に保存されます

Googleスプレッドシートにはインターネットが不可欠です。ただし、ファイルの一覧で[オフラインで使用できるようにする]をオンにすれば、インターネットがなくてもそのファイルを編集できます。編集した結果は、次にインターネットと接続したときクラウド側に保存されます
 

なお、この機能を利用するには、WebブラウザにGoogle Chromeを使って、「Googleオフラインドキュメント」という拡張機能をインストールしておく必要があります。「Googleオフラインドキュメント」は、こちらからインストールできます。

 

GoogleスプレッドシートとExcelの違い(2)Googleドライブと一体化している

Googleは、クラウドにファイルを保存できるクラウドストレージサービスとして「Googleドライブ」を提供しています。これは、マイクロソフトのOneDriveにあたるサービスです。

Googleスプレッドシートは、このGoogleドライブと一体化しています。具体的には、Googleスプレッドシートで作成したファイルは、自動的にGoogleドライブに保存されます。また、Googleドライブ上で、Googleスプレッドシートのファイルを新規作成することもできます。

なお、Googleドライブと一体化しているのは、Googleスプレッドシートだけではありません。ワープロのGoogleドキュメント、プレゼンソフトのGoogleスライドも、Googleドライブと一体化しています。ファイルを保存するGoogleドライブとファイルを作るソフトを一体化することで、より利便性を追求しているわけです。
 
Googleドライブはグーグルが提供するクラウドストレージサービスです。[新規]ボタンをクリックすると、Googleスプレッドシートのファイルを新規作成できます。ワープロのGoogleドキュメント、プレゼンソフトのGoogleスライドも同じです

GoogleドライブはGoogleが提供するクラウドストレージサービスです。[新規]ボタンをクリックすると、Googleスプレッドシートのファイルを新規作成できます。ワープロのGoogleドキュメント、プレゼンソフトのGoogleスライドも同じです

 

GoogleスプレッドシートとExcelの違い(3)パソコンやタブレット、スマートフォンなど複数の端末で表示・編集できる

Googleスプレッドシートで作ったファイルは、Googleドライブに保存されます。このため、インターネットが使えれば、その他のパソコンやタブレット、スマートフォンからもアクセス、編集、共有などできます。

実際に、GoogleはiOS用およびAndroid用のGoogleスプレッドシートのアプリを提供しています。iOS用はApp Store、Android用はGoogle Playからインストールして利用できます。

このように、さまざまな端末を使って、さまざまな場所から同じファイルにアクセスできるのは、Googleスプレッドシートの非常に大きいメリットになっています。
 
GoogleスプレッドシートのアプリはApp Storeでインストールすることができます

iPhone用のGoogleスプレッドシートのアプリは、App Storeでインストールすることができます

 
iPhone用のGoogleスプレッドシートのアプリ。iPhoneでGoogleスプレッドシートのファイルを表示・編集できます

iPhone用のGoogleスプレッドシートのアプリ。iPhoneでGoogleスプレッドシートのファイルを表示・編集できます

 

GoogleスプレッドシートとExcelの違い(4)複数人による同時編集が得意

Googleスプレッドシートは、複数人での同時編集が得意です。Googleスプレッドシートで作ったファイルは、Googleドライブに保存されます。つまりクラウド上に保存されているので、そのファイルに、複数の人が離れた場所からアクセスし、同時に編集することができるのです。

この仕組みを使えば、例えば請求書を作るとき、Aさんが商品名と個数を入力し、Bさんが商品の一覧表を確認しながら単価を入力して、請求書を完成させるといったことも可能です。

また、チャット機能もあるので、同じ請求書を見ながら、「この商品の単価を確認して!」とか「正式な商品名を教えて!」といったやりとりを、リアルタイムで行うことも可能です。

Excelでも同様のことは可能ですが、手軽さはGoogleスプレッドシートの方が優れていると思います。
 
Googleスプレッドシートは1つのファイルに複数人で同時にアクセスして、同時編集することもできます。チャット機能でコミュニケーションしながら作業することも可能です

Googleスプレッドシートは1つのファイルに複数人で同時にアクセスして、同時編集することもできます。チャット機能でコミュニケーションしながら作業することも可能です

 

GoogleスプレッドシートとExcelの違い(5)基本的には無料?

価格についても触れておきましょう。まずExcelですが、こちらは有料のソフトです。Officeのプレインストールされたパソコンやパッケージを購入したり、Office 365というクラウドサービスを契約して、はじめて利用することができます。

これに対して、Googleスプレッドシートは、Googleアカウントを持っていれば、基本的には無料で利用できます。ただし、「Google Workspace(旧G Suite)」という企業向けのサービス(マイクロソフトのOfficeに相当します)を利用している場合は、その料金がかかります。

 

Googleスプレッドシートの特徴を活かす使い方は?

Googleスプレッドシートの表計算ソフトとしての実力は、ビジネスで十分活用できるレベルです。そう書くと「Excelとどっちがいい?」と考えたくなりますが、両者は排他的ではありません。

Excelは実績のあるソフトで、仕事はもちろん、他の会社とデータをやりとりするときも必ず必要になります。したがって、Excelのスキルは間違いなく必要です。一方、Googleスプレッドシートは、いつでもどこからでもアクセスできて、共同編集もできます。これはクラウドのメリットそのもので、それを活かすならGoogleスプレッドシートは最適です。

というわけで、両方をうまく活用するのがいちばんいいと思います。ビジネスの現場を見ると、やはりExcelをメインにして、共同編集したいときなどにGoogleスプレッドシートを使うのが、バランスがよいと思います。

ただし最近はスタートアップ企業などを中心に、Googleスプレッドシートをメインに活用して、他の企業とやりとりするときにExcelを使うといった逆転現象も起きているようです。

いずれにしても、これからは「Excelだけ使えれば十分!」とはいえなくなりそうです。ぜひ、Googleスプレッドシートを試してみて、その活用を検討してみてください。
 

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