スプレッドシートのプルダウンリストは選択肢の決まっているデータを入力する際に有効

スプレッドシートで名簿や商品リストなどを作成するときは、セルに入力するデータが、ある程度、決まっている場合があります。例えば名簿の性別には「男」「女」の2つしか入りません。または、社員名簿の所属部署も「総務部」「営業部」「開発部」など、会社によって決まっているでしょう。

このように、入力するデータが決まっている場合はリストに一覧表示させて、そこから選択できるようにすると入力も楽で間違いもなくなります。それを実現するのが、Googleスプレッドシートの「プルダウンリスト」です。

次は、実際にGoogleスプレッドシートで作成した「プルダウンリスト」の例です。セル右端の[▼]をクリックするとリストが表示され、そこからデータを選択することができます。
プルダウンリストは選択肢の決まっているデータを入力する際に有効

所属部署を選択するプルダウンリストです

以下では、このプルダウンリストを作成する手順を説明します。
   

スプレッドシートでのプルダウンリスト作成手順

1. プルダウンメニューを設定するセルをクリックして選択します。

2. [データ]-[データの入力規則]を選択します。
スプレッドシートでのプルダウンリスト作成手順1

プルダウンメニューを設定するセルを選び、[データ]-[データの入力規則]を選択します

3. [条件]の「リストを範囲で指定」と表示されている箇所をクリックします。
スプレッドシートでのプルダウンリスト作成手順2

[条件]の「リストを範囲で指定」と表示されている箇所をクリックします

4. メニューが表示されたら、[リストを直接指定]を選択します。
スプレッドシートでのプルダウンリスト作成手順3

メニューが表示されたら、[リストを直接指定]を選択します

5. 右側の入力欄に、プルダウンメニューで表示する選択肢をカンマで区切って入力します。ここでは「営業部,編集部,総務部,開発部」と入力します。

6. [セルにプルダウンリストを表示]をチェックします。

7. [無効なデータの場合]で[入力を拒否]を選択します。

8. [保存]をクリックします。
スプレッドシートでのプルダウンリスト作成手順4

5.右側の入力欄に、プルダウンメニューで表示する選択肢をカンマで区切って入力します。ここでは「営業部,編集部,総務部,開発部」と入力します
6.[セルにプルダウンリストを表示]をチェックします
7.[無効なデータの場合]で[入力を拒否]を選択します
8.[保存]をクリックします

9. セルの右下にマウスポインタを合わせて十字型にします。
スプレッドシートでのプルダウンリスト作成手順5

9.セルの右下にマウスポインタを合わせて十字型にします

10. ダブルクリックすると、下のセルにも同じ設定がコピーされます。
スプレッドシートでのプルダウンリスト作成手順6

10.ダブルクリックすると、下のセルにも同じ設定がコピーされます

11. 各セル右端の[▼]をクリックすると、所属部署を選択するリストが表示されます。
スプレッドシートでのプルダウンリスト作成手順7

11.各セル右端の[▼]をクリックすると、所属部署を選択するリストが表示されます

12. なお、手順7で[無効なデータの場合]の[入力を拒否]を指定しているので、設定した部署以外のデータを入力しようとすると、このようなエラーメッセージが表示されて入力できません。
スプレッドシートでのプルダウンリスト作成手順8"

12.手順7で[無効なデータの場合]の[入力を拒否]を指定しているので、設定した部署以外のデータを入力しようとすると、このようなエラーメッセージが表示されて入力できません

スプレッドシートで作ったプルダウンリストをExcelで活用する

作成したプルダウンリストは、Excel形式に変換しても有効です。GoogleスプレッドシートのファイルをExcel形式に変換するには、[ファイル]-[形式を指定してダウンロード]-[Microsoft Excel(.xlsx)]を選択します。これで、Excel形式のファイルとしてダウンロードされます。

ダウンロードしたExcelファイルをExcelで読み込み、プルダウンリストを設定したセルを選択すると、右端に[▼]ボタンが現れて、クリックするとデータを選択できます。
スプレッドシートで作ったプルダウンリストをExcelで活用する1

Googleスプレッドシートで作ったファイルは、[ファイル]-[形式を指定してダウンロード]-[Microsoft Excel(.xlsx)]を選択するとExcel形式のファイルとしてダウンロードされます

スプレッドシートで作ったプルダウンリストをExcelで活用する2

ダウンロードしたファイルをExcelに読み込むと、Excelでもリストからデータを選択できます

いかかでしょうか? Googleスプレッドシートのプルダウンリスト、なかなか便利だと思いませんか。選択肢の限られたデータを入力するときは、ぜひ活用してください。

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