プルダウンリストは選択肢の決まっているデータを入力する際に有効

名簿や商品リストなどを作成するときは、セルに入力するデータが、ある程度、決まっている場合があります。たとえば、名簿の性別には「男」「女」の2つしか入りません。または、社員名簿の所属部署も「総務部」「営業部」「開発部」など、会社によって決まっているでしょう。

このように、入力するデータが決まっている場合は、リストに一覧表示させて、そこから選択できるようにすると、入力も楽で間違いもなくなります。それを実現するのが、Googleスプレッドシートの「プルダウンリスト」です。

次は、実際にGoogleスプレッドシートで作成した「プルダウンリスト」の例です。セル右端の[▼]をクリックするとリストが表示され、そこからデータを選択することができます。
 
プルダウンリストは選択肢の決まっているデータを入力する際に有効

所属部署を選択するプルダウンリストです


以下では、このプルダウンリストを作成する手順を説明します。
 

スプレッドシートでのプルダウンリスト作成手順

1.プルダウンメニューを設定するセルをクリックして選択します。
2.[データ]-[データの入力規則]を選択します。
スプレッドシートでのプルダウンリスト作成手順1

1.プルダウンメニューを設定するセルを選択します。
2.[データ]-[データの入力規則]を選択します。


3.[条件]の「リストを範囲で指定」と表示されている箇所をクリックします。
スプレッドシートでのプルダウンリスト作成手順2

3.[条件]の「リストを範囲で指定」と表示されている箇所をクリックします。


4.メニューが表示されたら、[リストを直接指定]を選択します。
スプレッドシートでのプルダウンリスト作成手順3

4.メニューが表示されたら、[リストを直接指定]を選択します。


5.右側の入力欄に、プルダウンメニューで表示する選択肢をカンマで区切って入力します。ここでは「営業部,編集部,総務部,開発部」と入力します。
6.[セルにプルダウンリストを表示]をチェックします。
7.[無効なデータの場合]で[入力を拒否]を選択します。
8.[保存]をクリックします。
スプレッドシートでのプルダウンリスト作成手順4

5.右側の入力欄に、プルダウンメニューで表示する選択肢をカンマで区切って入力します。ここでは「営業部,編集部,総務部,開発部」と入力します。
6.[セルにプルダウンリストを表示]をチェックします。
7.[無効なデータの場合]で[入力を拒否]を選択します。
8.[保存]をクリックします。


9.セルの右下にマウスポインタを合わせて十字型にします。
スプレッドシートでのプルダウンリスト作成手順5

9.セルの右下にマウスポインタを合わせて十字型にします。


10.ダブルクリックすると、下のセルにも同じ設定がコピーされます。
スプレッドシートでのプルダウンリスト作成手順6

10.ダブルクリックすると、下のセルにも同じ設定がコピーされます。


11.各セル右端の[▼]をクリックすると、所属部署を選択するリストが表示されます。
スプレッドシートでのプルダウンリスト作成手順7

11.各セル右端の[▼]をクリックすると、所属部署を選択するリストが表示されます。


12.なお、手順7で[無効なデータの場合]の[入力を拒否]を指定しているので、設定した部署以外のデータを入力しようとすると、このようなエラーメッセージが表示されて入力できません。
スプレッドシートでのプルダウンリスト作成手順8"

12.手順7で[無効なデータの場合]の[入力を拒否]を指定しているので、設定した部署以外のデータを入力しようとすると、このようなエラーメッセージが表示されて入力できません。

スプレッドシートで作ったプルダウンリストをExcelで活用する

作成したプルダウンリストは、Excel形式に変換しても有効です。GoogleスプレッドシートのファイルをExcel形式に変換するには、[ファイル]-[形式を指定してダウンロード]-[Microsoft Excel(.xlsx)]を選択します。これで、Excel形式のファイルとしてダウンロードされます。

ダウンロードしたExcelファイルをExcelで読み込み、プルダウンリストを設定したセルを選択すると、右端に[▼]ボタンが現れて、クリックするとデータを選択できます。
 
スプレッドシートで作ったプルダウンリストをExcelで活用する1

Googleスプレッドシートで作ったファイルは、[ファイル]-[形式を指定してダウンロード]-[Microsoft Excel(.xlsx)]を選択するとExcel形式のファイルとしてダウンロードされます

 
スプレッドシートで作ったプルダウンリストをExcelで活用する2

ダウンロードしたファイルをExcelに読み込むと、Excelでもリストからデータを選択できます


いかかでしょうか? Googleスプレッドシートのプルダウンリスト、なかなか便利だと思いませんか。選択肢の限られたデータを入力するときは、ぜひ活用してください。


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