「ちょいミーティングスペース」で活性化
気軽に対話できる場として「ちょいミーティングスペース」という場が活用されています。従来ですと、打合せや会議はしかるべき場所の会議室で行われることが多かったものです。しかし、会議室が埋まっていたり、そもそも数が足りなかったりすると、いま思いついたアイデアが生かされなくなってしまう可能性があります。「ちょいミーティングスペース」が執務室内に数多く配置されていれば、打合せしたい時に打合せができ、また別段かしこまらなくても会話がしやすい雰囲気となります。優れたオフィスには、そのようなスペースがいたるところに配置され、ホワイトボードやモニターも常備されるなど、どのような打ち合わせにも対応できるようになっています。
「オフィスの見える化」と「ちょいミーティングスペース」はコミュニケーションを活性化するレイアウトであり、、各人が保有する「知」を形式化するための工夫でもあります。見渡せるオフィスを歩くことで社内に眠るナレッジに出会い、それを素早く形式化しやすくするためにミーティングスペースを数多く配置しているのです。
「マグネットスペース」で活性化
このほか「マグネットスペース」と呼ばれるレイアウト方法があります。これはコピー機やプリンターなどの共用機材や備品をいろんな部署の人たちが使えるように一か所に集め、そこで偶発的な出会いや会話を生みだそうとする社内コミュニケーション上の工夫です。
コピー機などを一か所に「わざと」集約する
コピーやプリンターの出力を待つ間、違う部署の同期社員が同じように横で出力を待っていたら、「久しぶり！ 元気？」というような会話がされることでしょう。つまり、通常業務ではなかなか会話がされないような人たちを、この場所で会話させようとするスペースです。あくまでも可能性でしかないのですが、各部署にコピー機やプリンターがある状態ですと、このような会話はほぼされることはないでしょう。
ある企業では、ゴミ箱が執務室内の一か所に集約され、さらにそのゴミ箱の上には、壁新聞やお知らせを掲示するボードが立ててありました。ゴミを捨てに来る社員間での偶発的な会話、ゴミを捨てる際に必ず掲示物が目に入るという状態、さらに掲示物について、それをネタにしての会話、そのような可能性を提供する場として活用されていました。
このように、共用スペースを一か所に集約し、あえて不便な状態にすることで、執務室内を「わざと」歩かせ、交わらせ、会話がされるようなレイアウトとするのです。
日常的に利用するオフィスですから、定期的に発行される社内報や定期、不定期に開催される社内イベントより、上手に活用されれば、その効果は大きなものとなるのです。
