時間の“見える化”が鍵！ クラウド活用でPDCAを回す(2ページ目)

チーム運営、タスク管理も効率化

また、チームや組織全体でスケジュールを共有すれば、プロジェクトの進捗や一人ひとりの予定を、全員がリアルタイムで把握できるようになります。個人のケースと同様、時間の使い方を「見える化」でき、効果的にPDCAを回すことにもつながるため、特にチームリーダーやマネジメント者にとってはメリットが大きいはず。

加えて、スケジュール管理の先に発生するタスク管理も、クラウドで一本化できます。かつては、付箋にToDoを書いて手帳などに貼り、完了したら捨てるといった方法が多かったように思いますが、クラウドであれば優先順位もすぐに変更可能。フレキシブルに運用できます。

紙からオンラインへ

このように、今まで紙で管理していたものをクラウドへ移行するという考え方は、他にも適用できます。

例えば名刺管理。50音順や業種別にスキャンしてストックしておくだけでなく、名刺をスマートフォンで撮影すると、無料でデータ化してくれるサービスもあります。

こうしてデータ化した連絡先の一覧をクラウド上に保存しておけば、必要に応じて、どこからでも連絡先を検索したり、閲覧・更新することができます。

とはいえ、一気にすべてをクラウドに切り替える必要はありません。

個人的には、PDCA管理にはクラウドを活用し、打ち合わせの際などに忘れてはいけないキーワードや相手が喜びそうなネタを書いておく、その場でメモを取るといったときには紙のスケジュール帳と、使い分けています。

パソコンやスマートフォンを見ながら話すのはやはり失礼な感じがしますし、メモ帳では煩雑になるからです。少しずつクラウドに慣れながら、自分にとってベストな使い方を見つけていきましょう！