高い利便性で私たちの身近な存在になってきたクラウド。ビジネスマンとして、どのような使い方ができるのでしょうか。

スケジュール管理

最も基本 的な使い方は、スケジュール管理です。Googleカレンダーなどが有名ですが、サイボウズLiveやSkydeskといった、無料から使えるグループウェアを個人で使う手もあります。いずれも、パソコンをはじめ、スマートフォンやタブレット端末からもアクセスでき、いつでもどこでも、簡単に予定の追加・更新ができます。

さらに、個人レベルでPDCAサイクル(Plan → Do → Check → Action)を回すツールとして使うことによって、手っ取り早く“できるビジネスマン”をめざせます。「予定」という意味でのプラン把握から、「計画」としてのPlanを管理する形へ、シフトチェンジするのです。

クラウドでPDCAを回す

ポイントは、C(検証)とA(改善)からPDCAを回すこと

ポイントは、C(検証)とA(改善)からPDCAを回すこと

まずは現状把握のステップから。何の作業にどのぐらい時間を使っているのかを、スケジュール表(カレンダー)に入力していきます。数日分では短すぎるので、1~2週間分は入れていきましょう。実績時間の入力は、スマートフォンからでも構 いません。
これだけでも、「議事録の作成に時間をかけすぎている」「お客さまのところへ行く前に、この作業をすべきだった」と、無駄や改善点が見えてきます。つまり、PDCAのC(検証)とA(改善)から、サイクルを回し始めるのです。これをもとに、次の1週間の計画(P)を立てます。

D(実行)に際しては、その日の朝に、計画に沿った1日をシミュレーションしましょう。作業もスムーズに進められます。シミュレーションや実行結果の振り返り、すなわち次のC(検証)は、移動時間や空き時間にモバイル端末から行い、時間を有効活用します。

そして、改善点(A)をふまえて、次のターンにはより効率的な計画(P)を立てるのです。オンとオフ、あるいは業務ごとにスケジュールの色を分けるなど、「見える化」へのくふうもできますね。クラウドは、使い方次第で目標実現のための有効なツールにもなるのです。