Excelのグラフのイメージを確認しながら貼り付ける(2ページ目)

5つの貼り付け形式を理解する

PowerPointに切り替え、グラフを貼り付けたいスライドを表示します。プレースホルダー内にグラフを貼り付ける場合はプレースホルダーの外枠をクリックし、「ホーム」タブの「貼り付け」ボタン下側の▼をクリックします。
すると、5種類のアイコンが表示されます。これは、グラフを貼り付ける際の形式のこと。それぞれのアイコンにマウスポインターを合わせると、コピーしておいたExcelのグラフがどのようにスライドに表示されるかが、実際のスライド上にプレビューされます。
どの形式で貼り付けるかでグラフの見た目も貼り付け後の編集作業も異なります。貼り付ける形式の違いをしっかり把握しておきましょう。

【1.貼り付け先のテーマを使用しブックを埋め込む】
Excelとは切り離してグラフを貼り付ける。その際、グラフの色はスライドのテーマに変更される。
【2.元の書式を保持しブックを埋め込む】
Excelとは切り離してグラフを貼り付ける。その際、グラフの色はExcelの色を保つ。
【3.貼り付け先テーマを使用しデータをリンク】
Excelと連動した状態でグラフを貼り付ける。その際、グラフの色はスライドのテーマに変更される。
【4.元の書式を保持しデータをリンク】
Excelと連動した状態でグラフを貼り付ける。その際、グラフの色はExcelの色を保つ。
【5.図】
Excelのグラフを画像として貼り付ける。グラフデータの編集は一切できない。
たくさんあって迷ってしまいそうですが、形式を選ぶポイントは2つ。1つは、Excelのグラフの色をそのままスライドで使用するかどうか。もう1つは、Excelでグラフを修正した際に、連動してスライドに貼り付けたグラフも自動修正するかどうかです。

「貼り付け先のテーマを使用し～」の形式は、スライドに適用済みのテーマに合わせて、グラフの色合いを自動修正するものです。これなら、Excelで作成したグラフでもスライドに溶け込んで統一感が生まれます、一方、「元の書式を保持し～」の形式は、スライドのテーマに左右されずに、Excelのグラフの色をそのまま再現します。グラフの色に意味があって変更できない場合に使うといいでしょう。

「ブックを埋め込む」の形式は、Excelのグラフと切り離して貼り付けるため、Excelで元のグラフを修正してもスライドに貼り付けたグラフは影響を受けません。「データをリンク」の形式は、Excelで元のグラフを修正すると、スライドに貼り付けたグラフも自動的に修正されます。

この2つを組み合わせて形式を選べばよいのです。

なお、5つ目の「図」の形式は、グラフを写真で撮影したように画像として貼り付けます。そのため、スライドに貼り付けたグラフは一切編集できません。

貼り付ける形式が決まったら、目的のアイコンをクリックするだけで、Excelのグラフをスライドに貼り付けることができます。 マイクロソフト社の調査によると、Officeソフトを使用している多くの人がデータを貼り付けた後に「やり直す」操作をしているそうです。これは、思い通りに貼りけられなかったことが原因です。貼り付けの失敗を防ぐためには、貼り付けの形式の違いを理解して、「貼り付けのオプション」機能を上手に使って事前にイメージを確認することが大切です。

もし、目的と違う形式で貼り付けてしまったら、貼り付け後のグラフ右下に表示される「貼り付けのオプション」ボタンをクリックすると、再度5種類のアイコンが表示され、貼り付けのやり直しができます。