新入社員のためのウィンドウズ基礎

社会人の第一歩を踏み出したフレッシュマンには、学生時代と違うビジネスの世界がまっています。ビジネスでは効率アップが重要。大学などで意外と教えていない、拡張子などウィンドウズの基礎を学びましょう。

ファイルをダブルクリックしても開かない

「すいません、メールで請求書を送ってもらったけどダブルクリックしても開かないし、変なアイコンになっていて、悪いけどもう一回送ってくれない。」

「ファイル開きませんか。おかしいなあ、ワードで作成したんだけど、もう一回送ります。」

という会話がオフィスを流れることがありませんか。ときには取引先と同じようなやり取りをする時があります。

原因はいろいろありますが、わりと多いのがメール添付したファイルの拡張子が届くまでに壊れたケース。また相手がウィンドウズ以外のマシンから送信している場合もあります。

相手や取引先に問い合わせる前に自力で確かめる方法があります。そのためにまず拡張子について理解しましょう。

拡張子とは

ワードで文章を作ると作成したファイルはワードのアイコンとなり、ダブルクリックするとワードが開いて、すぐ修正ができます。そのための仕組みが拡張子で、アプリケーションとファイルを紐付する役割があります。

拡張子は「ファイル名．doc」の形となっていて、ファイル名の後ろにつけたピリオドと3文字の「.doc」でワードと紐付されています。この拡張子ですが最初から表示されていません。

【拡張子を表示するには】
（１）コンピュータ（XPならマイコンピュータ）をダブルクリックして開く
（２）メニューバーの「ツール」から「フォルダオプション」を選択する
（３）「表示」タブをクリックする
（４）下の詳細設定で一番下から3番目にある「登録されている拡張子は表示しない」のチェックマークをはずして「OK」を押す

拡張子を消したい場合は、最初の通り「登録されている拡張子は表示しない」のチェックマークを入れてください。

【代表的な拡張子】
メモ帳　.txt
ワード　.doc　.docx
エクセル　.xls　.xlsx
ペイント　.bmp
パワーポイント　.ppt　.pptx
音楽　.mid　　.mp3
アクロバット　.pdf
ホームページ　.htm　.html
画像 .jpg .gif　.png

拡張子の基本は3文字が基本ですが、4文字もあります。特にマイクロソフト・オフィスはオフィス2007からファイル形式を大幅に変更し、XML化しました。ワードの拡張子は「.doc」から「.docx」に変わりました。XML化については「Web2.0な日々　セマンティックス・ウェブへ」を参照ください。

ファイルが変なアイコンになっている場合、メールが届く間に文字化けした可能性があります。ファイル名の拡張子がおかしくなるとアプリケーションとの紐付ができなくなりますので正常なアイコンは表示されません。

相手がいつもワードで送ってきているのであれば拡張子を「.doc」に変更すると開ける場合があります。これで相手に問い合わせしなくてもすみます。何のアプリケーションかわからない場合は「.txt」にするとメモ帳で開けられますので、何のファイルから類推できます。

昔は拡張子表示が当たり前でした

ウィンドウズ登場以前、MS-DOS時代はマウスもなくキーボードからコマンド操作していましたので、拡張子も含めてファイル名を正確に入力する必要がありました。ユーザーも拡張子を理解していないとパソコンを使えませんでした。

ウィンドウズ時代になってもそのまま踏襲され、拡張子を表示したままでしたが、パソコンが普及しだすと拡張子を知らないユーザーが増えていきます。

ファイル名を変更しようと拡張子まで消してしまい、ダブルクリックしてもアプリケーションが立ち上がらなくなったという問い合わせがヘルプデスクに増え始めます。やがて現在のように拡張子を表示しない仕様に変更されました。

パソコン初心者は拡張子を気にする必要がなくなりましたが、弊害が出始めます。原因はインターネットの普及。企業間でメールを使って請求書、領収書、PDFファイルをやり取りするようになりますが、ファイル添付するとメールにそのまま拡張子が表示されます。メール添付されたファイル名を見て、こんなファイルを選んだ覚えがないと違和感を覚えるユーザーが出始めます。