皆で社内ルールを決めましょう

顧客管理なら50音順のフォルダーを用意

顧客管理なら50音順のフォルダーを用意

個人では我流でもかまいませんが、共有フォルダーに適用する場合は皆で話し合ってルールを決めましょう。どの社員が対応してもすぐに文章を見つけられるようにするのが基本です。

例えば営業で顧客管理をするのであれば50音順のフォルダーを用意し、「あ」「か」「さ」...「わ」といったフォルダーを作成します。

さらに「あ」のフォルダーの中には「あ」「い」「う」「え」「お」の5つのフォルダーを用意し、例えば株式会社青木であれば「あ」のフォルダーに格納します。東(あずま)株式会社など難読名はよみを付加します。ひがしと読み間違う人も多いので、「ひ」のフォルダーには東(あずま)株式会社へのショートカットを入れておきます。

「あ」
「株式会社青木」
「東(あずま)株式会社」

「い」
「伊勢有限会社」

「う」
「株式会社宇治茶」
「宇部工業株式会社」

経理の仕事は期(年度)で行うことが多いので、「第30期(2011年度)」、「第29期(2010年度)」というフォルダーを作ります。参考にするのは一年前までのデータが多いので、それ以前の年度のファイルはアーカイブとして別のハードディスクなどへバックアップとして保存しておきます。
※領収書の保存期間は10年(商法)など決まっていますので年度単位で古いフォルダーを消していきます。

整理・整頓ワザを活用

整理・整頓ワザで必要な書類を素早く見つける

整理・整頓ワザで必要な書類を素早く見つける

フォルダー名やファイル名は漢字コード順に並ぶため、五十音順になりません。「azuma_東株式会社」「あずま_東株式会社」のように頭にアルファベットや仮名を補うことで五十音順にすることができます。

ファイル名は少々長くなってもよいので誰がみても分かるファイル名にします。また検索でも見つけやすくなります。例えば「移転検討資料」というあいまいな名前ではなく「事務所移転_不動産比較資料」とつけます。また「○○関係」と関係という言葉をつけると、あまり関係がない文章が格納されてしまい探し出せなくなります。なるべく狭めた名前をつけるようにしましょう。

同じ名前のファイルが複数あり、履歴管理が必要な場合は日付をファイル名につけます。「20130401_事務所移転」のように日付を先頭につけると日付で並べ替えができます。

使用頻度が高いフォルダーが上にくるようにするにはフォルダー名の先頭に■★をつける方法があります。
「■社長からのお知らせ」というフォルダーを作れば視認性を高める効果があります。順番を設定したい場合は「01_営業部」、「02_経理部」など数字を頭につけると数字順に並べ替えができます。

セキュリティのために個人用フォルダーを自分のパソコンではなく共有フォルダーに入れる運用をしている企業では、フォルダーに個人名をつけます。このやりかけフォルダーには1日、2日程度で仕上げるやりかけの文章を入れます。仕事が片付いたら共有フォルダーの該当フォルダーに移します。この個人名フォルダーを見れば誰が今、どんな仕事をしているのか把握できます。

いらなくなった情報をずっと残すとゴミがたまるだけです。新陳代謝することが大切。廃棄予定のフォルダーを作り、不要なファイルやフォルダーを入れ定期的に削除します。共有して使っていますので、もしかしたら必要な社員がいるかもしれません。月1回、月初に消去するようにし、それまでの間に各自が確認するルールとします。「廃棄予定_2012年月4月1日消去」と明示しておくとよいでしょう。

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