会議・ミーティングにも役に立つ話し方とは?

会議での話し方のせいで損をしてしまうケースも

会議での話し方のせいで損をしてしまうケースも

普段の話し方とビジネスシーンでの話し方が違うように、会議で発言する場合には、押さえておきたいコツがあります。

発言を受け入れられるためにも準備が必要ですし、質問するにも意地悪な印象に捉えられないためのテクニックが必要です。あまり考えたことのない人もいるかもしれませんが、これらを知らないで発言したために、損をしてしまうことも少なくありません。

多くの人が参加する会議ではできるだけスマートな発言をしたいもの。最低限、悪気のない質問で人のメンツをつぶすようなことのないようにしたいですよね。会議だけでなく、ちょっとしたミーティングにも役に立つ話し方のコツを考えていきましょう。
 

会議で意見が通り易くなる3つのコツ!

会議でのコミュニケーションプロセス

会議でのコミュニケーションプロセス

会議といえば、まず思い浮かぶのは、発言するというシチュエーションかと思います。相手が発言し、その意見を受け容れるという場合、右の図のようなコミュニケーションプロセスを辿ります。

この一連の流れをスムーズにするには、
  • わかり易さ
  • 説得力
  • 受け容れやすい状態(感情)
が必要になります。意見を通りやすくするコツは下記のとおりです。


■1. ポイントは3つ以内にまとめる 
通常の会話でもそうですが、情報が多すぎると話がわかりづらくなります。せっかく良い意見を言っても、記憶に残りづらくなるという悪影響もあります。ポイントになる部分は3つ以内に限定して簡潔に伝えるようにしましょう。

どの部分をフォーカスするかによっても納得度が変わるので、適切なポイントを選ぶ作業も必要です。お勧めは、ポイントをたくさん書き出してから、聞き手にベネフィットがあるように感じるかを想像して絞り込んでいく方法があります。まずは、連想ゲームのようにアイデアを拡散させ、その後時間をおいてから絞り込んでいくと、良いポイントを残すことができます。

会議は準備が非常に大事になります。手間は惜しまないようにしましょう。

■2. 根拠・理由で意見を補強する
個人の希望や感想になってしまうような話し方では、参加者を納得させることはできません。理由や根拠で意見を補強するようにしましょう。

データが有効的です。使用するデータはなるべく信憑性の高いものを選ぶようにしましょう。(○○省調べ、日本経済新聞調べ、△△白書など)。

聞き手は、話している内容だけでなく、誰が言っているかにも影響を受けます。

例えば、八百屋のおじさんが商売をしていて気づいたことよりも、大学教授が話す経済論のほうが信憑性が高いと感じやすいのです。「○○大学の△△教授によると……」というように、社会的な地位のある人の言葉を借りるのも効果があります(ハロー効果)。

■3. キーマンに事前にアドバイスをもらっておく 
根回しなんて、ズルイといった声が聞こえてきそうですが、ビジネスにおいて事前の情報共有というのは大事なポイント。アドバイスをもらい、その人の意見を少しでも取り入れた案にしておくことで反対されにくくなります。

決裁権を持っている人と話しておければベストですが、ポジションの違いで声を掛けづらいこともあるかも知れませんし、時間を作ってもらうことが難しい場合もあるでしょう。決裁権がある人だけでなく、会議のムードメーカーになりそうな人、反対しそうな人もキーパーソンです。決裁権がある人と話せない場合は、他のキーパーソンと情報共有をしておきましょう。独りよがりの意見に気づいたり、よりよいアイディアをもらえるかもしれません。

しかし、これらのテクニックを使っても、残念ながら意見が通らないということもあります。
 

「誰が話しているか」意見の通りやすさは役職も影響する...

自信を持った話し方

プロセスロスを回避するためにも、リハーサルをしていい印象を作ろう

せっかく用意した意見が、相手にしてもらえなかった……。皆さんにも、そんな体験があるのではないでしょうか。

たとえ優秀な意見であっても、それが地位の低いものから出たというだけで重要視されなくなる傾向のことを『プロセスロス』といいます。

人は話の内容そのものだけでなく、誰が話しているかという点に影響を受けます。

パワーバランスや肩書きなどは、受け手に悪気はなくとも、感じ方・理解の仕方バイアスがかかっていまい(認知のゆがみ)、正しい判断ができなくなってしまうのです。プロセスロスは、働く人のモチベーションを下げるだけでなく企業にとっても損失です。影響を最小限にするためにも、発言する場合は聞き手の印象に気を配りましょう。

リハーサルを入念に! 自信をつけてから発言する!


印象が大切なことはわかっていても、どうしたらいいかわからない、つい忘れてしまうといった理由で、まったくその点に手をつけていない人が多いように感じます。しかし、印象には裁判結果を変えてしまうほどのパワーがあります。

会議で求められるのは、根拠に基づいた論理的な話し方と自信のある伝え方です。そのためには、いつもより念入りな準備が必要になります。

会議で準備をしない人はいないと思いますが、ちょっとしたミーティングなどでは忘れがちではないでしょうか。日々のちょっとした発言があなたの印象を作っていくことを忘れてはいけません。お勧めなのが、論理的な筋道を考えるだけでなく、リハーサルも入念に行って、自信をつけてから発言する方法。リハーサルの効果は非常にわかりやすいので、ぜひ次の会議で試してみてください。
 

気をつけて! 損をしない質問のテクニックとは?

皆さんは質問をする時にどんな点に気をつけていますか? 自分の主張には気を配っているのに他の人に質問する時にはノーガード、という人も少なくありません。

質問は、意識して言葉を選んでいかないと意地悪な印象になりやすいもの。悪気のない質問でも、相手には反対や否定といった印象を残しやすい特性があります。

普段の話でも気をつけなければいけませんが、会議やミーティングの場合、質問を受けた方はそれぞれの立場を背負っている分、さらにメンツを潰されたような気持ちになりやすいので注意しましょう。

残念ながら、無意識にトゲのある印象を与えてしまったことがのちのち個人的に嫌われる原因になる可能性も否めません。そんな子供じみたことと思うでしょうし、仕事上の話と個人は別だと考えるのはもっともです。

しかし、人間の感情というのはそれほど論理的にできていないのです。

嫌いになる方もなんとなく嫌いというだけで、あの時の質問が原因だとは気づかないのもやっかいなところです。

良質な質問=思いつきで率直<一呼吸おいて考える

質問する場合には、語尾・トーンなどで、攻撃しているわけではありませんよということを表現しましょう。

質問のし過ぎも要注意です。深層心理として、相手の意見をそのまま受け容れるのはどうかという気持ちがあるせいでしょうか。意見を聞くと、自分も何か発言しなくては、と思う人が多いそうです。

質問することで優秀に見える、というのは確かにありますが、感情を害するリスクもあれば稚拙な質問で能力が低いと見られてしまうこともあります。質問をしないことを怖がる必要はありません。普段質問をしない人がここぞと言う場面で質問をすることで、インパクトを与えることもできるのです。

思いつきで率直な質問をしてしまう人は、この機会にぜひ、一呼吸おいて考える習慣をつけてみてください。プライベートの人間関係も改善するはずです。
 

今日の会議から使える! 発表テクニック4選!

プレゼンテーション

プレゼンが上手な人は立って話すことが多い。ホワイトボードも上手く使おう。

会議やプレゼンの時に使えるちょっとした発表のテクニックをご紹介しましょう。

■立って話す
学生時代に、自分は座った状態で立っている先生の話を聞いたせいでしょうか。座ったまま話す人よりも、立って話す人のほうが注目され、話にも耳を傾けられやすくなります。

■ホワイトボードを使う
ホワイトボードを使うのも注目を集めたり、リーダーシップを感じてもらう、先生効果が期待できます。図解したほうがわかりやすいことが多いので、どんどん活用しましょう。

■ビジュアルエイドを使う
言葉だけでなく視覚に訴えるのも重要です。自分のパフォーマンスに自信がない人は、グラフや写真などを用意してそちらに注目させてしまうというのも手です。

■進行役を務める
会議の進行役がいない場合には、ぜひ進行役をしましょう。会議は時間の経過とともに、内容が混乱してきます。流れを整理し、意見をまとめることでスムーズな進行のリーダーシップをとることで、いい影響が期待できます。反対意見をより細かくわけて少数意見に見せてしまう、といったテクニックも進行役なら、より使いやすいのです。

さまざまなテクニックをシーンに合わせて使ってみることで、自分は変わっていないのに、これまでとは違った見方をされるようになるかもしれません。次の会議でぜひ試してみてください。

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