おうちの書類が片付くシンプルファイリング術(2ページ目)

先払い方式でシンプルファイリング

おじゃましたのは、在宅フリーランスでお仕事をしている本多さんのお宅。小学校6年生のお姉ちゃんに、いたずら盛りの保育園年中さんの男の子の双子ちゃんが持ち帰るプリント類に加え、お母さんの仕事の書類、PTAの書類がキッチンのカウンターの上には山積。

「整理しようと思ってはいるんですが、いつもこうなっちゃうんです」と本多さん。では、野原さんのシンプルファイリングのポイントにしたがって、書類の整理をしてみましょう！

■ポイント1：作業スペースを決める
作業する場所、収納する場所を1カ所にまとめます。誰もが一目でわかるように、しまいこまないことも大切。

今回はデジタル化にも挑戦していただくということで、スキャナーも設置。必要な道具類とファイルをすべてキッチンのカウンターの上にまとめました。
■ポイント2：直近の仕掛かりボックスを作っておく
本多さんのお宅はまだ小さいお子さんが2人いるので、スキャンをまかせるのはまだ無理。大人用に、作業を待つ書類の仕掛かりファイルを作ります。一時的に書類を入れるだけなので、ここには使いやすいクリアホルダーを。

ただし、普通のクリアーホルダーでは、ファイルボックスの中で曲がってしまったり、中身が落ちてしまうこともあるので、背板に硬いアクリル板の入った「ハードホルダー」を使いました。

子供別に色分けしたクリアーホルダーをファイルボックスに立て、名前を書いたラベルをよく見えるようにつけました。学校や保育園から戻ったら、できればプリントは自分のホルダーに入れてもらいたいところ。無理でも、受け取った時点で子供別のクリアーホルダーに入れておきます。デジタル化をするなら、「この仕掛かりホルダーに入れるまえにスキャンする」と決めておく。

前にもご紹介した「先払い方式」の発想を忘れずに！

時系列を守ることが大切なポイント

■ポイント3：穴をあけてファイリングすることで時系列を作る
仕掛かりファイルの中がある程度溜まってきたら、ファイリングをします。面倒でも穴開けパンチを用意して、2穴ファイルに整理すること。なぜなら、この方法でファイリングをすることで時系列が維持できるからです。

クリアーホルダーを使うと、書類を閲覧している間に順番が入れ替わり、時系列が狂います。この「時系列」を守ることは、実は学校プリントのファイルではとても大切なポイント。

仕事の書類のように、多岐にわたる内容を長期間保管する必要がない学校のプリントは、実は「先週あたりにもらったはず」といった時系列の記憶で、さかのぼって探せるものがほとんどだからなのです。

分類をしてファイリングしようとすると、あとでどこに入れたのかがわからなくなることが多いもの。複雑に分類するよりも、こうした時系列の記憶に頼りながら、おおざっぱに「まとめて1冊にファイルしておく」という方法が、一番合っているということ。

さて、ではこのルールを守って、実際にシンプルファイリングをしてもらいましょう！