ファイリング3つの極意をプロに学ぶ！(2ページ目)

ファイリング極意2　戻す場所と捨てる時期を決める

いらないものを捨てたらいるものだけが残ります。この「いるもの」の管理のために必要なのがファイリングなのだ、と野原さん。

「管理ができないのなら、捨てる。捨てたくないのなら、管理をする。どっちかです。捨てるのが不安だからと管理能力以上のものを持って、結局探せないのであれば持っていないことと同じです」

なるほど、もう目からうろこがボロボロ。えっと、では残ったものはどうやって管理していけばいいのでしょうか。
「戻す場所と捨てる時期を決めること。この2つです」
写真を見てください。これは、キングジムのオフィス用ファイルを使ったファイリングの例。色によって分類され、背表紙に廃棄の時期が明記されています。こうしてファイルそのものに戻す場所と捨てる時期を表示することで、誰もがわかりやすくなりますよね。

「やりやすくないと続かないし、みんながやってくれない。ルールを決めて、それをいかに楽にしてあげるか、がファイリグではとても大事なんです。ファイリングは仕事に付随してくるもので、目的ではありません。だから、なるべく楽にしてあげないと、メインの仕事が滞ってしまう。本来の業務の妨げにならない分量とやりやすさを考えることが、一番大事」

このあたり、ファイリングは片付けや家事とも根底で深くつながっているんだなあ、としみじみ痛感です。

とはいっても、ファイリングしなくちゃと思う段階で山積みになっている書類が山盛りのガイドとしては、いまひとつ不安が残ります。次は、そんなガイドでもなんとかなる、ファイリングの極意3を伺ってきました >>