システム導入のベストなタイミングについてみていきましょう。

大学や学校関係など業務が年度を中心に動く場合、3月末(年度の切替)にシステム導入するのが基本。会計システムなら会社の期単位で導入するのが一般的です。詳しくは会計ソフトのベストな導入時期をどうぞ。

では、一般的なシステムではいつシステム導入すればよいのでしょうか。結論から言うと必要になった時に導入するのが一番です。

サーバーOSのサポートが切れる時

サーバーOSのサポートが切れた時がシステム導入のタイミング

サーバーOSのサポートが切れた時がシステム導入のタイミング

Windows2000サーバーなどOSのサポートが切れたシステムを使っていると、セキュリティの不安があるのでOSのバージョンアップが必要です。OSをバージョンアップすると古いシステムが稼働しなくなる場合があります。これは、古いシステムが新しいOSの使用環境に適合しないためです。特に自社で独自開発したシステムでは稼働しない場合が多々あります。稼働しなければ新しい機能などを追加して新システムを導入せざるをえません。

OSのサポートが切れてもインターネットに接続せずクローズな環境で使うのなら影響はありませんので、そのまま使い続ける選択肢があります。ただサーバーにハード的故障が起きると、メーカーサポートがきれているので古いOSが動くサーバーを手にいれるのが大変。そこで、何かあった時の保険として稼働しているサーバーと同じサーバーをオークションなどで手に入れている企業があります。中には部品取りするためだけにもう一台サーバーを買っている企業もあります。

サーバーから変な音がしたり処理能力不足を感じた時、新しいサーバーへのリプレースが必要ですが、サーバーOSが変わると同様の問題が発生します。古いバージョンのOSサポートがきれていない場合、ダウングレードで対応できるケースがあります。ダウングレードとは、新しいバージョンではなく古いバージョンのソフトを入れること。きちんとライセンスを確保しているので、元のライセンスOSに戻すことは可能。注意が必要なのは、いつまでダウンロード権が使えるか期間やOEMの場合にダウンロード権がついていないケースがある点です。

リースアップ時

リースアップ時がシステム導入のタイミング

リースアップ時がシステム導入のタイミング

使っているシステムがリースアップするのなら、再リースするか新システムを構築するか判断しなければなりません。パッケージを使ったシステムなら開発期間はそれほどかかりませんが、自社開発の場合は相当程度の開発期間がかかります。リースアップ前までに開発が終わって移行できるよう期間を考えておかなければなりません。

トラブルなどで開発が間に合わず、リースアップ日になっても新システムが稼働しないこともありえます。開発がずれこんだ分、リースを延ばしてもらえるようリース会社と事前に折衝しておくことが重要です。また開発断念というケースも考えらます。保険として既存システムを使い続ける場合の話し合いを、リース会社と事前にしておいた方がよいでしょう。