業務手順が一目でわかるプロセス図

業務の流れをプロセス図で整理する

業務の流れをプロセス図で整理する

プロセス図は、情報を手順の流れにそって整理したものです。代表的なものに作業の順番をしめした「ステップ図」、業務の手順を図示した「業務フロー図」などあります。

たとえば、インターネットの回線の申し込といった複雑な手順からなる仕事があったとします。申し込みから開通までの流れを考えて整理するというのがあなたの役割です。

インターネット回線には、申込人と自社のほかに、電話局、プロバイダ、工事業者、など複数の関係者が絡みます。いつどういうタイミングでだれからだれに何が伝わって、どういう流れで申し込みが進んでいくのか、なかなか全部を正確に表現するのは難しいでしょう。

頭の中が整理されていないと、抜け漏れが発生したり、手順を間違えてしまうこともあります。このような場合、業務フロー図をつくることで、全体の流れを整理整頓することができます。

業務フロー図では、左から右に従い作業(手順)が流れていきます。1つの作業を1つの四角の中に書いて、それを矢印でつなげていきます。途中で分岐したり、分岐したものが1つにまとまったりすることもあります。

業務フロー図を簡単に書くには、次のステップで行うとよいでしょう。

  1. パワーポイントなどの書き換え可能なツールを用意します
  2. 作業をあらわず四角形を作ります。関連する作業を洗い出して、四角の中にそれぞれ書き込みます。
  3. パワーポイント上で、四角形を動かしながら並べ替えて矢印でつないでいきます

このとき、意識するのは

3‐1.前後関係はただしいか?
3‐2.抜けている手順はないか?
3-3.ダブっている手順はないか?

という点です。とりわけダブっている手順について考えることで、無駄な手順を省いたり、効率的な手順を考えたりするヒントになります。


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代表的な情報整理「マトリクス」



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