電話応対を考える…PART2・ご意見いただきました　アヤシイ電話…対処法と心がけ(2ページ目)

NoriNさまが勤めている会社では、ほとんどの社員は朝礼の後社外に出てしまうため、社員宛の電話は取り次ぐ事よりも、「折り返し電話します」と答えることが多いそうです。 では、NoriNさまがどのように応対しているか、ご紹介していきましょう。 私の会社にも時々（よく？）、アヤシイ電話がかかってきます。 私が取る電話だけでも、大体週に２回位はかかってきているのではないでしょうか。 かかってくる電話にはいくつか種類があります。 ●パターン1（最初に会社名を名乗らない）

相手 「○○と申しますが、××さんはいらっしゃいますか？」 私 「恐れ入りますが、どちらの○○さまでしょうか？」 相手 「失礼しました。私、□□の○○と申します。」 （私用という場合もある） 私 「どういったご用件でお電話頂きましたでしょうか？」 相手 「ご本人に直接お伝えしたいのですが。」 （先物取引、証券の案内などの営業の電話の場合もある） 私 「あいにく××は社外に出ておりますので、 折り返し××からお電話差し上げるということでよろしいでしょうか？」 相手 「それでは結構です。（ガシャン）」 お願いします。連絡先は～です。という場合もあるが、社員に連絡すると大抵そんな会社、そんな人は知らないという答えが返ってきます。その後連絡するかどうかは、社員の判断に任せています。 会社に電話をしてきているのに、最初に自分の所属する会社の名前を言わないのは、まずアヤシイ電話と見てよいのではないでしょうか。私用でかけてきたという場合もあるので一概には言えませんが、聞き返して会社名が返ってくる場合は大抵アヤシイ電話です。

●パターン2（名前を忘れてしまったので教えて下さい）

相手 「○○の××と申しますが、先日～～社のセミナーに参加した際に、御社の４０歳位の背の高い方とお話をしまして、ご連絡を差し上げると申していたのですが、お名前を忘れてしまいましたので、教えて頂きたいのですが。」 私 「それだけの情報ではお答え致しかねますが。」 相手 「～～社の△△の資格を持っていらっしゃる方で、プロジェクトリーダーをされていると伺いました。 名前を聞けば思い出せると思うので、該当しそうな方のお名前を何人かおっしゃって頂けないでしょうか。」 私 「申し訳ございません。弊社ではそういったご質問にお答えできないことになっておりますので、弊社のほうで、先ほど頂いた御社名とお名前を該当しそうな者に伝えまして、心当たりがありましたらこちらからご連絡させて頂きます。 ご連絡先を教えて頂けますでしょうか？」 相手 「連絡先は□□です。」 該当しそうな社員に伝えましたが、心当たりがないとのことでした。 これは『○×運輸』に近いもののようです。 この電話では、どうしてそこまで詳しく知っているのに名前だけわからないのか？そして名前を何人か教えて欲しいというのがどうもアヤシイ。 ということが引っかかって上記のような対応をとりました。

いかがでしたか？、『アヤシイ(かもしれない)』電話に対して、丁寧に落ち着いて答えていらっしゃるのがよくわかります。 NoriNさまは、電話を受ける時に、心がけていることがあるそうです。 次のページでご紹介しますね。