資料、名刺などの整理整頓はできていますか？
ものが整えられていれば、仕事の効率はグンとアップ。
まわりからの評価も高まります。
では、まず、整理整頓できているかどうかをチェックしてみましょう。
ここ1ヵ月ぐらいの間に次のようなことはありませんでしたか？
□ 外出先から会社に電話をかけ、必要な資料を探してもらおうとしたが、見つからなかったことがある
□ 忘れ物をして慌てたことがある
□ 探し物をしていて、お客さんとのアポイントや会議の時間に遅れた（遅れそうになった）ことがある
□ 何が入っているのかわからない棚やボックスなどがある
□ 電話を受けたとき、すぐに資料が取り出せず、折り返しにしたことがある
□ 無性に机のまわりを整理したくなり、1時間以上かけて片付けをした
□ 捨てるかどうか迷った末、とりあえず残しておくということが3回以上あった
□ 1日に1度は、探し物をする
いかがでしょう。
4項目以上心当たりがある場合は、整理整頓ができていない可能性があるので注意が必要です。
＜整理整頓の最大の目的は、必要なものがすぐに取り出せること＞
ときどき、ラベルを色分けして資料ファイルを細かく分類するなど、几帳面に整理整頓している人がいます。
もちろん、それが負担なくできているのならかまいませんが、「きれいに整理整頓すること」が目的になっていては意味がありません。
整理整頓に使う時間が、結局、仕事の効率を下げていることになるからです。
整理整頓のポイントは、きれいに行うことではなく、必要なものがすぐに取り出せること。
そこに注目して、整理整頓法をご紹介したいと思います。
＜進行中の仕事に関する資料＞
○用意するもの／ケースファイル
○整理整頓のやり方
1.案件ごとにひとつのケースファイルを用意し、とにかくそれに関する資料を入れる。
2.仕事の中で取り出した資料をケースファイルに戻すときは手前から入れる。
この方法のポイントはふたつです。
ひとつは、案件の中を細かく分類したりしないこと。
忙しくなると分類するのが面倒になり、結局、ぐちゃぐちゃになってしまうからです。
もうひとつは、使った資料をファイルに戻すとき、必ず手前から入れるようにすること。
それにより、使用頻度の高い、つまり重要な資料はいつも手前にあり、取り出しも素早くなります。
次のページでは、保管用資料と名刺の整理整頓法についてご紹介します。
