仕事の合間に「ひとり反省会」のすすめ

「ひとり反省会」で仕事効率をあげる

「後悔」するのでなく「反省」することが成長の鍵

人間誰でも失敗をすることがあります。「あぁ、やるんじゃなかった……」「失敗だった……」と、「後悔」することもよくあるのではないでしょうか。

「後悔」と似た言葉で「反省」という言葉がありますが、この2つの違い、わかりますか?

三省堂の大辞林によると、「後悔」とは、「あとになって悔やむこと」とあります。一方で「反省」とは、「振り返って考えること。過去の自分の言動やありかたに間違いがなかったかどうかよく考えること」とあります。

「後悔」というのは、字の通り「後ろ向きに悔やむ」だけなのですが、「反省」というのは、実は「将来に向けて、改めること」なのです。

私自身もコンサルタント時代に、全く仕事で成果が出せず、何を提案してもダメな期間が半年近く続いたことがあります。そんな時はだいたい、「成果が出ないから、気分が乗らず、仕事を頑張れない。仕事を頑張れないから、成果が出ない」という風に、悪循環してしまっているものです。

まず大切なのは気持ちの持ち方です。昔からのことわざで「後悔先に立たず」という言い伝えがあるように、終わってしまってからではどうすることも出来ません。

くよくよと思い悩むよりも、「後悔はしない!反省をするんだ!」と、前向きに気持ちを切り替えて、「将来に向けて、改める」という意識を持つことが、ダメ人間脱出の第一歩なのです。
 

 

1日3回の「お手軽ひとり反省会」

「反省」することの大切さは頭ではわかっていても、なかなか実践出来ないものです。そこで皆さんに、1日の3つのタイミングで、5分ほどで実践出来る、お手軽な「ひとり反省会」を3つご紹介します。

(1)ミーティング後に「ラップアップ」をする
(2)帰る前に「アウトプット報告」をする
(3)寝る前に「To Doリストのアップデート」をする

この「反省会」は、コンサルティングファームなどでは「チームとして」毎日あたりまえのように行っている習慣を、「ひとり用」にアレンジしたものです。ぜひ、皆さんも「習慣化」して、毎日実践して下さい。
 

ひとり反省会その1.ミーティング後の「ラップアップ」とは

短時間でも良いのでミーティング後には必ず「ラップアップ」をしよう

短時間でも良いのでミーティング後には必ず「ラップアップ」をしよう

最初にご紹介するのは、ミーティング後に「ラップアップ」するという習慣。英語では「wrap-up」と書き、議論などの要約やまとめをする、という意味です。ミーティングが終了したら必ず、短時間でも構わないので「まとめをしましょう」という習慣です。

コンサルティングファームでは、クライアントとのミーティングが終了すると必ず、「ちょっと、ラップアップしようか」と誰かが言いだして、コーヒーを飲みながら軽く反省会をする……という光景が日常のように見られます。

何も、そんな難しい話をしている訳ではありません。
・ 何が議論のポイントだったか
・ 想定通りだった点、想定外だった点
・ 良かった点、悪かった点
・ 次回に向けて、各人がやるべきことは何か
など、ごく当たり前の内容について、忘れないうちに振り返り、全員の認識をあわせておく、というのがその目的です。
 

「ひとりラップアップ」をしよう

私はこの「ラップアップ」が習慣になっており、重要なミーティングの後には必ず、たとえ自分一人であっても「ひとりラップアップ」をしています。

ミーティングの後は疲れますから、ちょっと喫茶店でコーヒーなどを飲みたくなりますよね。そんな時に、会議のノートを出して読み返し、上記の4つの項目について振り返りをする。そして、議論の最中に時間がなくて書ききれなかったことなどを、思い出して追記しておく。

5分ぐらいの振り返りでよいのです。それだけでも、きっと「何がポイントだったのか」「次に何をすれば良いのか」が頭に入り、その後の行動にもメリハリが出て来るはずです。
 

ひとり反省会その2.時間の有効活用につながる「アウトプット報告」

仕事の「アウトプット」を目や耳で再確認する習慣があれば、自ずと時間を有効活用できる

仕事の「アウトプット」を目や耳で再確認する習慣があれば、自ずと時間を有効活用できる

2つ目にご紹介する習慣は「帰る前のアウトプット報告」です。アウトプットとは、「仕事で出した成果物」のことで、会社から家に帰る前に必ず、「今日の成果物はこれです」と、自分で自分に報告しよう、という習慣です。

コンサルティングファームでは、必ず帰る前にプロジェクトリーダーの所へ行き、「今日の自分のアウトプットはこれと、これです」と報告をしてから帰るという習慣があります。

この「アウトプット報告」、非常に短時間で終わる簡単な行為ですが、実は大きな意味があります。なぜなら、「自分のアウトプットは何なのかを、再度考えさせられる」ため、時間の有効活用につながるからです。

会社で1日過ごしていると、時間はどんどん過ぎ去って行きます。ぼやっと過ごしていると、気付けば帰る時間になっていて、振り返ってみると「あれ、今日自分は何をしてたんだっけ?」というのがわからない時はありませんか?

帰り際に「アウトプットを報告する」という習慣があれば、「今日の自分の成果物はこれです」と言えないことには時間を使わなくなりますから、ぼやっと過ごすことはなくなるのです。
 

自分に対して「アウトプット報告」しよう

私はこの「アウトプット報告」も習慣として、上司がいない立場になってからも、ひとりで行っています。

帰る前に荷物を片付けながら、「今日は1日これとこれをやった」というのを、独り言で口にしたり、紙に書き出したりして確認をしています。そうやって、「アウトプットの量や質」を目や耳で確認することによって、その日1日が充実した日であったのか、ぼやっと過ごした日であったのかが、再認識出来るのです。

帰り際に必ず「今日自分はこれとこれをやった」というのを振り返って、目や耳で再確認してみて下さい。最初のうちは、「アウトプット」が少ない日もあるかもしれませんが、継続して確認することで、必ず目に見える形で「成果」が出てくるはずです。
 

ひとり反省会その3.「To Doリスト」があればうっかりミス減少

最後にご紹介するのは、寝る前の「To Doリストのアップデート」という習慣です。「To Do」とは字の通り、「やらなければならないこと」という意味です。寝る前に必ず、「やらなければならないこと」のリストを更新し、「明日はこれをする」と確認する習慣です。

コンサルティングファームでは、この「To Do」という言葉は非常によく使われています。ミーティングのラップアップの際にもTo Doを確認します。アウトプット報告の際にもTo Doを確認します。大きな報告会があっても、新しいプロジェクトが始まっても、いつもTo Doを確認します。

こんな形でTo Doをあちこちで確認すると、やるべきことが膨大にたまってきます。皆さんの中でも、「やるべきことが多くなりすぎて、うっかりミスをしてしまっていた」なんて経験をお持ちの方もおられるのではないでしょうか。

そこで「To Doリスト」、すなわち「自分がやるべきことは、これとこれ」と書き記したリストを持ち歩いておけば、そんな「うっかりミス」もなくなります。To Doリストは自分が見てわかれば良いので、仕事の名前と締め切り日などを書いたような簡単なもので十分です。
 

寝る前に「To Doリスト」をアップデートしよう

やるべきことをリスト化しておくことで、うっかりミスが減少する

やるべきことをリスト化しておくことで、うっかりミスが減少する

私自身は、毎日家に帰ってから寝るまでの間に、このTo Doリストを最新版にアップデートして、「明日にやらなければならないことは何か」「明日までの締め切りはないか」を確認しています。

確認する際に、終わった仕事に二重線を引いて「消し込んで」いくのも、1つの楽しみです。To Doリストをアップデートする際に、わざと終わった仕事を完全に消去せず、「終わった仕事リスト」という欄を作ってそこに書いておき、「この1週間で、これだけの仕事をこなしたんだなぁ」と振り返ってみるのも、自分の成長が目に見えて案外楽しいものです。

簡単でも構いません。自分のやるべきことを書き記した「To Doリスト」を作成し、寝る前に毎日アップデートしてみて下さい。きっと、目に見える形で「成長」を実感出来ると思います。

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