表で情報を整理する

プレゼンテーションは、短時間で情報を正確に聞き手に使えなければなりません。そのためには、じっくり見なければ内容が理解できないスライドはもってのほか。
プレゼンテーション用のスライドは、

• 文章は箇条書きで
• 概念やしくみは図解で
• 数値はグラフで
• 複雑な情報は表で
• 実物は写真で
• イメージはイラストで

伝えるのが鉄則です。どれも、視覚効果を利用したビジュアル表現を用いることによって、スライドを見ただけで内容を理解しやすくなるのです。今回は、たくさんの情報を表で整理して見やすい表に仕上げるコツを紹介します。

罫線で情報を仕切る

まず、下のスライドをご覧ください。支店別の売上金額を箇条書きで列記すると、数値の正しい情報を伝えることはできますが、支店ごとや月ごとの売上金額を比較するには不向きです。

箇条書きでは数値を比較しづらい

次に、同じ支店別売上金額を表にまとめたスライドをご覧ください。情報が整理されてグンと見やすくなりました。

表は、罫線で情報を仕切ることで、情報を整理して伝える効果があるのです。また、複雑な情報はマトリックスの表に整理することで、情報同士の比較が容易になります。

表を使うと情報が整理されて見やすくなる

PowerPointのスライドに表を作成するには、表専用のレイアウトを使うのが簡単です。ツールバーの「新しいスライド」ボタンをクリックし、画面右側に表示された「スライドのレイアウト」作業ウィンドウから「タイトルと表」のレイアウトをクリックします。

表作成用のレイアウトを選ぶ

スライド上の「ダブルクリックして表を追加」と書かれたアイコンをダブルクリックし、列数と行数を指定して「OK」ボタンを押すだけで表が挿入できます。

列数と行数を指定する