期限つき書類を一括管理できるファイル

書類のファイリングは、ビジネス雑誌などでも最近特集が組まれるくらい多くの人にとって悩ましい課題である。これまでファイリングの方法では、プロジェクトごとのファイルを作り、そこに関係する書類を入れていくというスタイルが一般的だった。

しかし、これが厄介なのは、カテゴリ分けがしにくい書類が出てきてしまった時だ。例えば二つのカテゴリにまたがった書類がその典型。そうした時は一つ一つ判断をしてどちらに入れるべきかを決めなければならない。

この判断が曲者で自ら下した判断なのに、あとでその書類を探そうとしても、果たしてどちらのファイリングにしたか、すっかり忘れてしまうという事態を招く。

そうした判断を挟むことなく、淡々と分類できる方法に「日付」で管理するというものがある。

こうした日付による書類ファイリングは欧米ではよく使われている。その考えを取り入れた日本製ファイリングが登場した。

リヒトラブのAvantiスケジュールファイルだ。

細かな使い勝手にまで、しっかりこだわっている。

外観はごく一般的な A 4サイズのファイル。しかし、中には、日付の1～31日分のインデックスがついている点がこれまでと大きく異なる。一見するとファイルに日付インデックスを付けただけと思ってしまうところだが、そこには、使い勝手をよく考えた細やかな配慮がちりばめられている。

このファイルならではのサイズ

仕事で使う書類と言えば、その多くがA4サイズ。しかし、一方でクリアファイルにまとめられたものというものも日々の仕事ではよく使っている。このスケジュールファイルではその点も考えたサイズなっている。

クリアファイルを入れこんでみてもスケジュールファイルの縦横のどちらからもはみ出さない。これは結構重要なポイントだと思う。というのも、ここでクリアファイルが飛び出してしまうと、このファイルの特長であるせっかくのインデックスタブが隠れてしまい、めくりにくくなってしまうからだ。そうしたことを踏まえたサイズに設計されている。