「隣の文具活用術」　手帳メーカー編(3ページ目)

ガイド：
週間スケジュールのページには、□のマークや○のマークがありますが、これは一体？


田口さん：
□のマークは時間の決まった予定です。例えばアポイントや打ち合わせなどです。そして○は時間が決まっていないけど、その日にやるべき予定です。それぞれのマークは所要時間も表すように30分なら小さく、1時間なら大きくといった感じで書き込んでいます。

ガイド：
○の予定が曜日をまたがって線で繋がっていますね。これは？

田口さん：
私はやるべき一つの仕事をできるだけ細かく分けるようにしています。例えば「カタログチェック」ということでも、「カタログのゲラを見る」、「修正する」、「カタログを上司に承認してもらう」、「校了」という細かなステップに分けています。この様にToDoはできるだけ細かく分けたほうがわかりやすくなります。

そうした一つ一つの作業を○で囲んで一つの作業が終わったら、次に○の作業へという具合に管理していくんです。こうすると、今自分がどこにいて、ゴールまであとどれくらいかが、一目瞭然となります。

ガイド：
これも地図の発想そのものですね。

田口さん：
まさにその通りです。

ガイド：
デイリーページはどのように使っていますか？

田口さん：
先程の週間ページでは一週間を流れで見ていました。このデイリーページではピンポイントでその日だけをフォーカスしていきます。もちろん、ここでもその日のゴールというものも決めていきます。

ここには予定以外にさらに細かなこともを書き込んでいきます。特にToDoリストはデイリーページの中でも最もよく活用しています。このリフィルは ToDoを書く欄が右端にありまして、こうして前日のページを半分に折るとうまい具合に前日の ToDoと今日のToDoを一覧できるようになります。こうやって前日の積み残しを翌日に転記していきます。

左側のフリーのメモスペースには思いつきなどを書きとめています。そこらへんに置いてある紙切れに書きとめるということは絶対にしません。私はどんなメモでも必ず後で役に立つ事があると考えています。ですので、しっかりと場所を用意して書くようにしています。

ガイド：
月間、週間、デイリーと3種類も使っていると、同じことを何回も書かなければならず、日々の仕事で面倒くさいとは感じませんか？

田口さん：
このスタイルに今ではすっかり慣れてしまったので全然苦になりません。そもそも今自分はどこにいるのかをいろんな尺度で私は確認したいんです。たくさんの仕事の渦の中で自分はどこにいるのかを見失うと、それが結局、「忙しい」という状況になってしまうんだと思います。わかっているという余裕を持ちたいんですね。

ガイド：
システム手帳には、スケジュールリフィルだけでなく、その他色々なファイルなども綴じられているようですね。

田口さん：
A5サイズのいいところは、先ほどもお話したようにA4の書類を二つに折ればファイリングできるところです。私はそうしたA4の書類には、このバインデックスの「二つ折りクリアファイル」（10枚入り683円）を使っています、内側から差し込むスタイルで、いつでも広げることができ、とっても便利です。

この中に入れる資料は日々チェックしなくてはならない仕事の行程表や目標などです。

それからこれは私が自分で考えたんですが A3の資料も綴じることができるんです。よく設計図をコンパクトにまとめ折っているのを見かけますが、その要領ですね。