ToDoは時計で管理すれば、うまくいく(3ページ目)

4.プライベートや自己投資の時間も確保していく

そもそも1日は仕事のためだけにあるのではない。この時計式のいいところは1日24時間というものが、それこそ睡眠時間までビジュアルでとらえられる点にある。仕事と睡眠・食事時間以外は基本全て自分の自由時間となる。そうした時間もこの「時計式ToDo管理付せん」でははっきりと浮かびあがってくる。自分の自由時間としてしっかり確保して、友人と会う、本を読む、何かを勉強するなどをあらかじめ入れておきたい。

5.いざ、スタート！

プライベートも含めて時計式が全て埋まったらこの付せんを仕事中、常に目に入る机の前などに貼る。ここで重要なのは、その隣にアナログ式時計を置くこと。時計で時間を意識して今オンタイムか、遅れているのかを意識できるようにするためだ。

果たして結果は？

私はこの「時計式ToDo管理術」を導入して数ヶ月が経つが、私自身の感想を申し上げれば、これまでのリストだけの時より確実にはかどり、その日の大方のToDoを仕上げられるようになった。最大の収穫は、1日の仕事時間はそれまでよりも短くなったことだ。これを導入したことで明らかに良かったのは、ネットサーフィンをする、メールチェックをするといったなんとなく過ごす時間や何をしていたのかわからない不明な時間がなくなったということだ。そうした不明な時間をなくすことで、効率よく仕事ができ、さらには、プライベートの時間もたっぷりと確保できるようになった。

一日というとらえどころないゴールに向かって突き進むのではなく、小さなToDoというハードルをひとつずつ乗り越えていくというイメージなのだと思う。

やりたくない仕事もできるようになる。

この他にもメリットはいくつもあった。そのひとつに、できればやりたくない仕事も無理なくこなせるようになったということもある。例えばお詫びの電話をする、あまり得意でない仕事など、気の進まない仕事は誰にも一つ二つ必ずあると思う。これまでのリスト式だと、そうしたものは優先順位が高いはずなのに、いつも後回しで何日も積み残しがちだった。この「時計式ToDo管理付せん」では、そうしたものをあえて得意な仕事のすぐに次に混ぜ込んでしまうことで、前のToDoがうまくいったその勢いで結構スムーズにこなせるようになる。リスト式だと一つ一つのToDoが終わるごとに、次は何をやろうかと考えてしまう。この判断を差しはさむことが結構くせもの。時計式なら判断をせずに淡々と次々に取りかかることができる。

さらにメリットとしてあげられるのが、たくさんの時間をかけたToDoと少しの時間でできたToDoをしっかりと分けて残せるというものだ。たとえば、「A社へTELする」、「企画書の草稿を書く」という2つのToDoがあるとする。前者は5分もあれば終わる。一方後者は1時間半くらいはかかってしまう。これまでのリスト式で、これらを表すと時間のかかり具合が違うにも関わらず、同じように見えてしまう。特に1日が終わった後に見ると、がんばった割に消し込まれたリストは少なく、いまいち達成感がない、なんてもことがある。

しかし、「時計式ToDo管理術」であれば、所要時間の違いが文字盤にしっかりと表れてくる。

時間を自分のコントロール下に置く

私はカレンダースタイルのスケジュール帳を使っている。こちらでは、日々のアポイントや締め切り日を入れてスケジュールを俯瞰してみている。それとは別に、今回の「時計式ToDo管理付せん」を併用している。この「時計式ToDo管理付せん」だけでスケジュール管理をするのは、日をまたがったスケジュールの一覧性がないので、適していない。あくまでも、すでに使っているスケジュール帳の追加ツールとしてこの「時計式ToDo管理術」は有効だと思う。日によっては、それほど忙しくないという時もある。そうした時には、この時計式で管理する必要はない。この様に使う日と使わない日もあるので、付せんスタイルがちょうどいい。

時計の文字盤という子供の頃から見慣れている時計で管理すると、とてもわかりやすい。また、ひとつひとつの仕事を時間ごとに区切るのは、実は子供のころにあった時間割と同じ発想。このシンプルでわかりやすいのが実に扱いやすい。時間に追われるのではなく、自分が時間をコントロールしていくという心地よさが味わっていただけるのではないかと思う。

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