ToDoは時計で管理すれば、うまくいく(2ページ目)

午前と午後に分けてToDoをリストアップ

1.まずは、ToDoをリストアップ
いきなり時計の中にToDoを書き込んでしまいたいところだが、ここはグッと我慢する。まずはこれまでどおりのリストを作る。一見二度手間のようでもあるが、このステップは結構重要である。手持ちのメモパッドにその日にやりたいToDoをリストアップしていく。

2.その日の仕事のスタートと終わりの時間を明確にする

ひと通りのリストが出来上がったところで、時計式の＜ポスト・イット＞ノートを取り出し、その日の仕事のスタートと終わりを線で区切る。例えば、朝9時から夕方18時であれば左の午前の9時そして、右の午後の6時のところに線を引く。休みを1時間取ったとすると、その日の仕事時間は8時間ということになる。こうすることで自分の仕事に使える持ち時間を目の当たりにすることができる。

思っている以上に自分の仕事時間は多くない。

ともすると1日は、なにかいくらでもたっぷりとあるように思いがちだが、実はそうでもない。そうしたことがこの時計式では、文字盤の中の面積でもって実感きるようになる。こうして24時間をビジュアルでとらえ、そこに稼働時間を区切ると、思いのほかその時間は限られているということに気づくだろう。

一方でそれ以外のプライベートに使える時間も結構あることにも、同時に気づくことになる。

3.ToDoリストを時計の中に埋め込んでいく
ここでようやく時計の中にひとつひとつのToDoを埋めていく。その際、むやみに埋めてはいけない。リストには優先順位があると思うが、そうしたことも意識して埋めていく。この時意識せざるを得なくなるのが一つ一つのToDoにかけるべき所要時間だ。30分で終わらせるのか、はたまた1時間なのか、一つ一つ決めなければならない。これを、決めないことには時計の中に埋めていくことはできないようになっている。

ひとつひとつのToDoにも所要時間を決める

先ほどの1日の仕事時間と同じように一つ一つのToDoについてもスタートと終わりを決める訳だ。これこそ時計式とリスト式の最大の違いと言っていいと思う。

私が時計にToDoを埋めていく際にいくつか注意していることがある。例えば自分のゴールデンタイムにもっと頭を使う仕事持っていくということ。私の場合、文章を書くことが多いので、これを1日の中で最も頭がすっきりしている午前中、特に朝一番に持ってきている。

それから一つ一つのToDoは長くても1時間か1時間半ぐらいにおさえている。どうしても一つのことをそれ以上長く続けてしまうと集中力が途切れがちだ。そのため一つのプロジェクトはいっぺんに1日で終わらせるのでなく、細かく分解して何日かにわたって少しずつ取り組むようにしている。

その日にできないToDoはあきらめる潔さも大切。

このようにリストを時計の中に埋め込んでいくと、あることに気づく。リストアップしたものが時計に入りきらず余ってしまうということ。私の場合、結論から言えば、こうしたはみ出たToDoリストは、本当に必要なものを除いてキッパリとあきらめて翌日以降に回すことにしている。同じToDoが残るにしても、1日の仕事が終わってから残るのと、こうして朝一番の段階とでは気分が全然違う。

特に、このように一日で到底こなしきれないToDoを書いてしまうのは、時計式を導入したての頃によくあった。これはきっと仕事が終わる時間のことあまり考えずに、ついつい多めにリストアップしてしまっていたためだろう。時計式でやっていくことで一つ一つの仕事の所要時間も次第に身についていくので、一日分の適切なToDoをリストアップできるようになっていく。