断りにくくても待たせすぎず迅速に、適切な言葉で伝える

相手を待たせすぎたりタイミングを失わないように、今後につなげる言葉など表現を選んで

相手を待たせすぎたりタイミングを失わないように、今後につなげる言葉など表現を選んで

断りの言葉、断りの手紙というものは、書きにくいものです。断る理由としては、相手側の問題で断る場合と、こちら側の問題の場合とがありますが、そのいずれにしても相手の要請を断ることにかわりはありません。

言いにくいものですが、お詫び同様にあまり相手を待たせることなく、タイミングを失わないように出しましょう。そして、今後関係が気まずくなったりすることのないよう、角が立たない言葉で表現することも大切です。


文例1:仲人をした夫妻へ お中元やお歳暮を次回から断る

暑さ厳しい日が続いておりますが、お元気にお過ごしのことと存じます。

さて、このたびは○○をお送りいただきまして有難うございました。
あたたかいお心遣い感謝申し上げます。日頃なんのお役にも立てず恐れ入ります。

どうぞ今後はお気遣いなさいませんように…。
お二人のますますのご多幸をお祈り申し上げますとともに、お礼のご挨拶にて失礼いたします。


文例2:取引先の依頼を断る

拝復  時下ますますご清栄の段、お慶び申し上げます。

さて、このたびは○○のご用命をいただきまして有り難うございます。

まことに光栄なことでございまして、本来ならばすぐにでもお受けしたいところでございますが、○○の事情もあり協議の結果、不本意ながらお断りのご返事を申し上げる次第でございます。

願ってもないありがたいお話を、まことに申し訳ございません。

どうか事情ご賢察のうえ、ご宥恕賜わりますようお願い申し上げます。 敬具


■ポイント・注意点
相手の依頼、要請を引き受けることができないわけですから、相手がガッカリすることが想像できる分、非常に言いにくいもの。ですが、取引や契約、出欠の返事などは、返事を延ばすのは相手に迷惑をかけてしまうことにもなります。タイミングを失うことのないように返事をすることが大事です。

相手との関係や依頼内容、条件などによる違いもありますが、今後も付き合いが続く場合も多いもの、相手の厚意に対しての感謝の気持ちも忘れてはいけません。

「悪しからず今回は」「せっかくのご厚意を」「まことに不本意ながら」「○○の事情がございまして」など、相手が不快感を抱くことのないように、断らざるを得ない理由を述べ、今後につなげる適切な表現で結びましょう。


その他の断りの言葉・言い換え例

  • ご心配なさいませんようお願い申し上げます
  • お気持ちのみ有り難く頂戴したいと存じます
  • どうか悪しからず
  • どうかお気を悪くなさいませんように
  • まことに心苦しく存じますが
  • 小社の生産規模では追いつかず、万一ご迷惑をお掛けするようなことがあってはいけませんので
  • 不本意でございますが、今回は見送らせていただくほかなく
  • せっかくのご依頼でございますのにお受けできませんこと
  • ○○の事情がございましてお引き受けいたしかねますこと
  • まことに申し訳ございませんが、事情ご賢察のうえお許しくださいますよう
  • どうか末永くおつきあいくださいますよう ……など。
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