IT関連の資格と聞くと技術的なイメージがありますが、情報処理技術者試験の初級シスアドなどでは、コンピュータの知識の他に会社の業務に関係する問題も出題されます。また、実際に会社で情報システムを利用する場合も、基本的な業務知識がないとうまく活用できません。
そこで、このシリーズでは販売や生産など、IT関連資格を取るために必要な業務知識についてご紹介します。第1回目は、販売管理概要です。

販売管理とは?

販売管理とは、会社が商品などを売った場合、どこに、なにを、どのくらい、いくらで売ったか。さらに、売った商品の代金はいつ貰えるか、仕入れた商品の代金を払ったかなど、商品販売に関する情報を管理するものです。販売管理には大きく次の業務があります。

■注文の受付
製造業でも販売業でも得意先から注文を受けます。受け付けた注文は、在庫があればすぐに出荷しますが、在庫がない場合は製造指示を出したり(製造業の場合)、仕入先に商品の発注(仕入)を行います。
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業務知識をつけて、システムを使いこなそう


■商品の出荷
注文を受けた商品が在庫にあれば、すぐに出荷します。出荷するときは商品倉庫から必要な商品をピッキング(倉庫から出す作業)を行い、送り先ごとにまとめてトラックに載せます。この時、何を、どこに、いくつ出荷したという出荷実績をとることが重要になります。

■商品の発注(仕入)
注文を受けた商品が在庫に無かったら、すぐに仕入先に発注をかけます(いわゆる欠品による仕入作業)。発注するときは、商品名、数量、納入先、希望納期などを発注書に記載します。特に納期は重要であり、希望納期に間に合わない場合は、注文をくれた得意先と交渉することになります。

■商品の在庫管理
注文がきた商品の在庫がなければ発注しますが、在庫があればすぐに出荷できるので、得意先の満足度も高くなります。一方、あまりたくさんの在庫をもつと在庫管理費用がかかります。欠品がなく、多すぎない在庫数を予め決めておき、決めた数だけいつも在庫するための管理活動を行ないます。

■請求書の送付
商品を出荷したら注文をくれた得意先に請求書を送ります。通常会社同士の取引では「締め日」というものがあり、相手の会社の締め日が「毎月20日締め、翌月末払い」であれば、20日までに送った請求書は、翌月の月末に入金されることになります。

■入金の確認
請求書を送った得意先から、請求どうりの金額が銀行などに入金されたかを確認します。入金確認がとれた時点で、取引は終了することになります。

このように販売管理と一口にいっても、いくつかの業務があるのです。それでは、次のページでは、販売管理のポイントについてご説明します。