ショートカットキーこそが時短の早道

ショートカットキーとは、通常リボンからマウスをクリックして実行する機能をキーボードのキーを押して実行することです。「ショートカット」=「近道」という名前の通り、キーボードとマウスを何度も持ち替える手間が減るので、その分素早く機能を実行でき、作業時間の短縮=時短につながります。

「パワーポイントのショートカットキー 時短に役立つ10選!」の記事では、スライドを作成するときに便利なショートカット―キー、「プレゼン本番で使えるショートカットキーBEST10」の記事では、スライドショー実行中に使えるショートカットキーを解説しています。

コピー(「Ctrl」+「C」)や貼り付け(「Ctrl」+「V」)など、Officeアプリ共通のショートカットキーを覚えておくと、ExcelでもWordでもPowerPointでも同じ操作が使えるので便利です。
 

PowerPoint(パワーポイント)でよく使う機能をショートカットキーに登録する

PowerPoint(パワーポイント)に最初から用意されているショートカットキーはたくさんありますが、自分がよく使う機能がショートカットキーとして登録されていない場合があります。例えば、スライドにイラストを挿入する「アイコン」機能はショートカットキーがありません。

よく使う機能をすばやく実行するには、画面左上の「クイックアクセスツールバー」に機能を登録します。

よく使う機能を登録するには、クイックアクセスツールバー右端の▼をクリックし、表示されるメニューから「その他のコマンド」をクリックします。
 

初期設定では、クイックアクセスツールバーに最初から5つの機能(自動保存、上書き保存、元に戻す、繰り返し、先頭から開始)が登録されている

「PowerPointのオプション」ダイアログボックスが表示されたら、左側の「クイックアクセスツールバー」が選ばれていることを確認し、「コマンドの選択」の「基本的なコマンド」の▼をクリックして。「すべてのコマンド」をクリックします。
 

最初は、「基本的なコマンド」=よく使う機能が一覧表示される。登録したい機能が表示されていない場合は「コマンドの選択」を変更する

これで、PowerPoint(パワーポイント)のすべての機能が一覧表示されます。クイックアクセスツールバーに登録したい機能をクリックして、中央の「追加」ボタンをクリックします。
 

 ここでは「アイコンの挿入」機能を追加する

追加した機能が右側に表示されたら「OK」ボタンをクリックします。
 

複数の機能を登録したいときは、「OK」ボタンをクリックする前に、左側のコマンド一覧から右側に追加しておく

これで、選択した機能がクイックアクセスツールバーに登録されました。
 

追加した機能(ここでは「アイコンの挿入」)がクイックアクセスツールバーの右端に登録できた

クイックアクセスツールバーに登録した機能をショートカットキーで実行する

クイックアクセスツールバーは、表示中のタブに関係なくいつでも機能を実行できるのが特徴です。マウスを手にしているときは、新しく追加した機能のボタンをクリックして実行するといいでしょう。しかし、キーボードに両手を置いて作業しているときに、何らかの機能を実行するたびにマウスに持ち替えるのは面倒です。

クイックアクセスツールバーに登録した機能をショートカットキーで実行するには、「Alt」+「数字」キーを押します。数字は、クイックアクセスツールバーに表示されているボタンの左端から「1」「2」「3」と連番となるため、左端に登録された機能は「Alt」キーを押しながら「1」キーを押して実行します。

Microsoft 365のPowerPoint(パワーポイント)では、初期設定で「自動保存」「上書き保存」「元に戻す」「繰り返し」「先頭から開始」の5個がクイックアクセスツールバーに登録されているので、「Alt」+「1」キーを押すと「自動保存」が実行されるというわけです。

登録した機能に対応する数字がわからないときは、「Alt」キーを押すと、クイックアクセスツールバーのボタンに数字が表示されるので確認しましょう。
 

「Alt」キーを押すと、クイックアクセスツールバーの機能に対応する数字が一時的に表示される

前述した操作で登録した「アイコンの挿入」機能を実行するには、「Alt」+「6」キーを押します。すると瞬時にアイコンを選択する画面を表示することができます。
 

「Alt」+「6」キーを押すだけで「アイコンの挿入」画面が表示される。「挿入」タブをクリックしてから「アイコンの挿入」ボタンをクリックする手間を省くことができるわけだ

同じ要領で、よく使う機能をクイックアクセスツールバーに複数登録することができます。10個以上の機能を登録した場合は、「Alt」+「0」+「数字」(もしくは英字)キーを押して実行します。
 

「1」から「9」の次に「09」から「01」と続き、さらに「0A」から「0Z」が割りあてられる

クイックアクセスツールバーに登録した機能を削除する

クイックアクセスツールバーに登録した機能を削除するには、クイックアクセスツールバーから削除したい機能を右クリックし、表示されるメニューの「クイックアクセスツールバーから削除」をクリックします。
 

クイックアクセスツールバーから削除しても機能そのものを削除したわけではないので、いつでも再登録が可能だ

進行中のプロジェクトでよく使う機能だけをクイックアクセスツールバーに登録し、プロジェクトが終了したら削除するといった使い方もできるでしょう。

PowerPoint(パワーポイント)のショートカットキーの中には3つのキーを組み合わせて実行するものもあり、どのキーを押すのかを忘れてしまうこともあるでしょう。頻繁に使わないショートカットキーであればなおさらです。ショートカットキーが用意されていない機能を登録するだけでなく、覚えにくいショートカットキーの機能をクイックアクセスツールバーに登録すれば、ストレスなくスピーディーに目的の機能を実行できます。

【PowerPoint(パワーポイント)おすすめ記事】
パワーポイントとは? 初心者がまず知っておきたいこと
PowerPoint 2019の新機能は? 2016との違いや特徴、使い方
パワーポイント2016の新機能は? 特徴と使い方
無料でパワーポイント(PowerPoint)を使う4つの方法
PowerPoint Viewerが廃止! 代替アプリと閲覧方法

※記事内容は執筆時点のものです。最新の内容をご確認ください。
※OSやアプリ、ソフトのバージョンによっては画面表示、操作方法が異なる可能性があります。