Googleスプレッドシートは、マイクロソフトのExcelと並ぶ人気の表計算ソフトです。インターネットとWebブラウザがあれば利用できて、複数人でのグループワークに強いという特徴があります。ここでは、知っているとちょっと便利なGoogleスプレッドシートの裏ワザ機能を5つ選んでみました。

<目次>
裏技1:カレンダーから日付を入力できるようにする
裏技2:履歴を使って以前の状態を確認する/戻す
裏技3:隠しシートを作る
裏技4:シートを保護する
裏技5:1つのセルに複数のリンクを挿入する

 

裏技1:カレンダーから日付を入力できるようにする

Googleスプレッドシートで日付を入力したいときは、「2021/4/1」「2021-4-1」「2021年4月1日」のように直接日付を入力すれば問題ありません。

ただし、日付を入力するなら、カレンダーを表示して、そこから選べた方が簡単で便利ですよね。特に他の人に日付を入力してもらいたいときは、カレンダーから選べたほうが親切です。設定方法はとても簡単なので、ぜひ活用してください。

▼日付を入力したいセルを選択したら、[データ]の[データの入力規則]を選択します。選択した範囲を右クリックして、メニューから[データの入力規則]を選択してもかまいません。
日付を入力したいセルを選択したら、[データ]の[データの入力規則]を選択します。選択した範囲を右クリックして、メニューから[データの入力規則]を選択してもかまいません。

[データ]の[データの入力規則]を選択

▼[条件]で「日付」を選択して[保存]をクリックします。
[条件]で「日付」を選択して[保存]をクリックします。

[条件]で「日付」を選択して[保存]をクリック

▼セルをダブルクリックするとカレンダーが表示されて、そこから日付を選択できるようになります。
セルをダブルクリックするとカレンダーが表示されて、そこから日付を選択できるようになります。

セルをダブルクリックするとカレンダーで日付を選択できる

なお、設定画面の[無効なデータの場合]で[入力を拒否]を指定しておけば、日付以外のデータの入力を防ぐこともできます。
 

裏技2:履歴を使って以前の状態を確認する/戻す

Googleスプレッドシートで作業していると、「いろいろ編集したけれど、やり直したい」「昨日の状態から編集し直したい」といったことがあると思います。このようなときに役立つのが「履歴」です。Googleスプレッドシートはファイルが変更されるたびにその内容を記録しているので、いつでも昔の状態に戻せるのです。

履歴を表示するには、[ヘルプ]の右側にある「最終編集:○○前」という表示をクリックします。すると、右側に履歴の一覧が表示されます。ここで履歴を選んで[この版を復元]をクリックすれば、そのときの状態に戻ります。

▼[ヘルプ]右側の「最終編集:○○前」という表示をクリックします。
[ヘルプ]右側の「最終編集:○○前」という表示をクリックします。

右側の変更履歴をクリック

▼右側に履歴が一覧表示されます。選択すると以前の内容を確認できます。その状態に戻すには[この版を復元]をクリックします。なお、もとの編集画面に戻るには、左上の[←]をクリックします。
右側に履歴が一覧表示されます。選択すると以前の内容を確認できます。その状態に戻すには[この版を復元]をクリックします。なお、もとの編集画面に戻るには、左上の[←]をクリックします。

[この版を復元]をクリック

編集した内容を、セル単位で過去にさかのぼって確認することもできます。セルを右クリックしてメニューから[編集履歴を表示]を選択すると、パネルが現れます。右上の[<]をクリックすると過去にさかのぼり、[>]をクリックすると過去から現在に戻ってこられます。なお、これは履歴を確認できるだけで、復元することはできません。

▼セルを右クリックしたら、[編集履歴を表示]を選択します。
セルを右クリックしたら、[編集履歴を表示]を選択します。

右クリックして[編集履歴を表示]を選択

▼パネルが開きます。右上の[<][>]で、セルの編集履歴を確認できます。確認できるだけで復元はできません。
パネルが開きます。右上の[<][>]で、セルの編集履歴を確認できます。確認できるだけで復元はできません。

セルの編集履歴が確認できる

裏技3:隠しシートを作る

新規のGoogleスプレッドシートでは、シートが1つだけです。しかし、売上管理を月ごとに別々のシートで管理したり、担当者別にシートを分けたいこともあるでしょう。そのような場合は、シートを簡単に追加できます。追加方法は左下の[+]ボタンをクリックするだけです。すると、「シート2」「シート3」……という名前のシートが自動的に追加されます。

シートタブの名前や色も変えられます。シートタブを右クリックするか、シートタブ右端の[▼]をクリックするとメニューが表示されます。[名前を変更]を選択すればシートタブの名前、[色を変更]を選択すれば色を変更できます。

▼[+]ボタンをクリックするとシートを追加できます。
[+]ボタンをクリックするとシートを追加できます。

[+]ボタンをクリックでシートを追加

▼シートタブを右クリックするか、シートタブ右端の[▼]をクリックすると表示されるメニュー。
シートタブを右クリックするか、シートタブ右端の[▼]をクリックすると表示されるメニュー。

シートタブ右端の[▼]をクリックでメニューを表示

▼シートタブの名前や色も変更できます。
シートタブの名前や色も変更できます。

シートタブの名前や色も変更できる

ここまでは、特に“裏技”と呼べる機能ではありません。ここで紹介したいのが、同じメニューの[シートを非表示]です。選択すると、そのシートが消えます。ただし、削除されるわけではありません。左下にある[すべてのシート]をクリックすれば、消えたシートの名前がメニューに表示され、選択すると再び現れます。

▼シートタブを右クリックするか、右端の[▼]をクリックすると表示されるメニューで[シートを非表示]を選択します。
シートタブを右クリックするか、右端の[▼]をクリックすると表示されるメニューで[シートを非表示]を選択します。

[シートを非表示]を選択

▼そのシートが非表示になります。
そのシートが非表示になります。

シートが非表示になった

▼[すべてのシート]をクリックすると、消えたシートの名前がメニューに表示されます。選択すると、再びシートが表示されます。
[すべてのシート]をクリックすると、メニューに非表示にしたシートが表示されます。選択すると、再び表示されます。

消えたシートの名前を選択すると再び表示される

Googleスプレッドシートで作業するときは、一時的に必要になるデータやメモがあると思います。これらを特定のシートに入力しておいて、最後に非表示にするという使い方が一般的だと思います。

とはいえ、非表示シート(隠しシート)の使い方は、特に決まっていません。表やグラフを作るときの素材置き場、練習用、メモ用……等々、アイデア次第なので、自由に活用してください。
 

裏技4:シートを保護する

Googleスプレッドシートのいいところは、他の人と簡単にシートを共有できることです。右上の[共有]をクリックして相手を指定すれば、複数の人とシートを共有して協力しながら作業できます。

ただし、あまりに簡単に共有できるので、他の人に「勝手に編集されてしまう」危険もあります。

たとえば、シートAに昨年の売上表を表示し、それを参考にしながらシートBに複数人で最新の売上表を作っているとします。この場合、シートAの売上表を変更する必要はないですよね。過去の売上表なので、間違って書き換えたらマズいことになります。こんなときは、シートAそのものを保護して、書き換えられないようにすればよいのです。方法は次のとおりです。

▼保護したいシートタブを右クリックするか、シートタブ右端の[▼]をクリックしてメニューを開き、[シートを保護]を選択します。
保護したいシートタブを右クリックするか、シートタブ右端の[▼]をクリックしてメニューを開き、[シートを保護]を選択します。

右クリックで[シートを保護]を選択

▼右側に設定のウィンドウが表示されたら、[シート]を選択して[権限を設定]をクリックします。
右側に設定のウィンドウが表示されたら、[シート]を選択して[権限を設定]をクリックします。

[シート]を選択して[権限を設定]をクリック

▼[この範囲を編集できるユーザーを制限する]で「自分のみ」を選択して[完了]をクリックします。
[この範囲を編集できるユーザーを制限する]で「自分のみ」を選択して[完了]をクリックします。

「自分のみ」を選択して[完了]をクリック

▼設定完了です。右側の設定ウィンドウは[×]をクリックして閉じてかまいません。これで、そのシートを編集できるのはあなただけになります。なお、保護されているシートのタブには、カギのマークが表示されます。
設定完了です。右側の設定ウィンドウは[×]をクリックして閉じてかまいません。これで、そのシートは、あなたしか編集できなくなります。なお、保護されているシートのタブには、カギのマークが表示されます。

右側の設定ウィンドウは[×]をクリックしてOK

保護されているシートのタブには、カギのマークが表示されます。

保護されているシートのタブには、カギのマークが表示される

なお、不要になったらシート保護を解除しましょう。解除の方法は次のとおりです。

▼[データ]の[保護されたシートと範囲]を選択します。
[データ]の[保護されたシートと範囲]を選択します。

[データ]の[保護されたシートと範囲]を選択

▼右側に保護されているシートの名前が表示されるのでクリックして選択します。
右側に保護されているシートの名前が表示されるのでクリックして選択します。

保護されているシートの名前をクリック

▼設定画面になったら、ゴミ箱のボタンをクリックします。
設定画面になったら、ゴミ箱のボタンをクリックします。

ゴミ箱のボタンをクリック

▼確認のメッセージが表示されたら[削除]をクリックします。
確認のメッセージが表示されたら[削除]をクリックします。

[削除]をクリック

▼シートの保護が解除されます。
シートの保護が解除されます。

シートの保護が解除される

裏技5:1つのセルに複数のリンクを挿入する

Googleスプレッドシートには、「以前はできなかったのにできるようになった」機能もけっこうあります。セル内に複数のリンクを挿入する機能もその1つです。

これまではできなかったので「できない」と思い込んでいる方も多いと思います。また、ライバルのExcelにもできないので、あまり知られていない機能かもしれません。設定方法は次のとおりです。

▼セルをダブルクリックして文字を編集できる状態にしたら、リンクを設定したい文字を選択します。選択したら、ツールバーの[リンクを挿入]ボタンをクリックするか、ショートカットキーの[Ctrl]+[K]キーを押します。
セルをダブルクリックして文字を編集できる状態にしたら、リンクを設定したい文字を選択します。選択したら、ツールバーの[リンクを挿入]ボタンをクリックするか、ショートカットキーの[Ctrl]+[K]キーを押します。

ツールバーの[リンクを挿入]ボタンをクリック、またがショートカットキーの[Ctrl]+[K]キーを押す

▼リンクの設定画面が表示されるので、[リンク]にリンク先のURLを入力します。先にページを表示しておき、そのURLをコピー&ペーストすると簡単です。なお、目的のURLが候補に表示されれば、そこから選択してもまいません。
リンクの設定画面が表示されるので、[リンク]にリンク先のURLを入力します。先にページを表示しておき、そのURLをコピー&ペーストすると簡単です。なお、目的のURLが候補に表示されれば、そこから選択してもまいません。

[リンク]にリンク先のURLを入力

▼リンク先のURLを入力したら[適用]をクリックします。
リンク先のURLが入力されたら[適用]をクリックします。

[適用]をクリック

▼文字にリンクが設定されました。
文字にリンクが設定されました。

文字にリンクが設定された

▼他の文字にも同じ手順でリンクを設定して作業完了です。
他の文字にも同じ手順でリンクを設定して作業完了です。

文字にも同じ手順でリンクを設定できる

▼複数のリンクを設定したセルにマウスポインタを合わせると、セル内のリンクがこのようにメニュー形式で表示されます。もちろん、クリックすれば各リンク先を表示できます。
複数のリンクを設定したセルにマウスポインタを合わせると、セル内のリンクがこのようにメニュー形式で表示されます。もちろん、クリックすれば各リンク先を表示できます。

複数のリンクがある場合には、このように表示される


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