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Word（ワード）で差し込み印刷のやり方！ Excelの差し込みデータで文書作成(画像)

更新日：2022年12月29日

井上健語

ワード（Word）の使い方ガイド

マイクロソフトのWordのMVPアワード受賞(2008年～2015年)。Wordとの付き合いは15年以上で、Wordを中心にIT書籍や雑誌・Webの執筆多数。

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Wordの差し込み文書の例です。文面は同じですが、冒頭の会社名や氏名などのデータだけが異なっています

Wordの差し込み文書の例です。文面は同じですが、冒頭の会社名や氏名などのデータだけが異なっています

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Wordの差し込み文書の例です。文面は同じですが、冒頭の会社名や氏名などのデータだけが異なっています

会社名や氏名が入っていないと、こんな感じです。読む方は、よっぽと関心がないかぎり、「自分には無関係だな」と感じてしまいそうです

Excelで作った差し込むデータの例です

冒頭に示した差し込み文書です。以降では、この文書を実際に作成・印刷してみます

Excelで作った差し込むデータです。データを入力したら、「差込データ.xlsx」というファイル名で保存します

Wordで作った案内文。相手の会社名や氏名を挿入するスペースは、あらかじめ空けておくといいでしょう

1.Wordで［差し込み文書］タブに切り替えたら、［宛先の選択］ボタンをクリックして、メニューから［既存のリストを使用］を選択します

2.［データファイルの選択］ダイアログボックスが表示されたら、作ったExcelファイル（差込データ.xlsx）を選択して［開く］ボタンをクリックします

3.このウィンドウが表示されたら、［先頭行をタイトル行として使用する］をチェックして［OK］ボタンをクリックします

1.［差し込み文書］タブの［差し込みフィールドの挿入］ボタンの文字の書かれている箇所をクリックして、メニューから「会社名」を選択します

2.カーソル位置に会社名と挿入されます

3.同様にして所属、役職、氏名も挿入します（今回は「フリガナ」は使わないので挿入しません）。これらの文字は、通常の文字と同様に移動したり、フォント・サイズを設定したりできます

4.会社名、所属、役職、氏名をこのように配置しました。また、氏名の直後には「様」と入力し、全体のサイズを本文（10.5pt）よりも少し大きい12ptにしました

1.［差し込み文書］タブの［結果のプレビュー］ボタンをクリックします

2.会社名、所属、役職、氏名の表示が、実際に差し込まれる1件目のデータに置き換わります

3.［結果のプレビュー］にある左右の矢印ボタンをクリックすると、2件目や3件目のデータに切り替えることができます

1.［差し込み文書］タブの［完了と差し込み］ボタンをクリックして、［文書の印刷］を選択します

2.Excelデータの全行を印刷するなら、［すべて］を選択して［OK］ボタンをクリックしてください。

［個々のドキュメントの編集］を選択した場合には、このような文書が作成されます

Excelファイルと関連付けをしたWord文書を読み込むときには、このようなメッセージが表示されるようになります

Wordの差し込み文書の例です。文面は同じですが、冒頭の会社名や氏名などのデータだけが異なっています

1.Wordで［差し込み文書］タブに切り替えたら、［宛先の選択］ボタンをクリックして、メニューから［既存のリストを使用］を選択します

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一般的な名刺」のテンプレートが読み込まれて編集できる状態になります

ふりがなを付ける文字を選択したら、［ホーム］タブの［フォント］にある［ルビ］ボタンをクリックします（Word 2003は［書式］→［拡張書式］→［ルビ］）

一太郎では、現在のページを簡単に選択する機能が用意されています

Wordの差し込み文書の例です。文面は同じですが、冒頭の会社名や氏名などのデータだけが異なっています

［ページ設定］グループの右下にあるボタンをクリックして、［ページ設定］ダイアログボックスを開くこともできます。