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Word（ワード）で差し込み印刷のやり方！ Excelの差し込みデータで文書作成(画像)

井上 健語

執筆者：井上 健語

ワード（Word）の使い方ガイド

Wordの差し込み文書の例です。文面は同じですが、冒頭の会社名や氏名などのデータだけが異なっています

Wordの差し込み文書の例です。文面は同じですが、冒頭の会社名や氏名などのデータだけが異なっています

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Wordの差し込み文書の例です。文面は同じですが、冒頭の会社名や氏名などのデータだけが異なっています
会社名や氏名が入っていないと、こんな感じです。読む方は、よっぽと関心がないかぎり、「自分には無関係だな」と感じてしまいそうです
Excelで作った差し込むデータの例です
冒頭に示した差し込み文書です。以降では、この文書を実際に作成・印刷してみます
Excelで作った差し込むデータです。データを入力したら、「差込データ.xlsx」というファイル名で保存します
Wordで作った案内文。相手の会社名や氏名を挿入するスペースは、あらかじめ空けておくといいでしょう
1.Wordで［差し込み文書］タブに切り替えたら、［宛先の選択］ボタンをクリックして、メニューから［既存のリストを使用］を選択します
2.［データファイルの選択］ダイアログボックスが表示されたら、作ったExcelファイル（差込データ.xlsx）を選択して［開く］ボタンをクリックします
3.このウィンドウが表示されたら、［先頭行をタイトル行として使用する］をチェックして［OK］ボタンをクリックします
1.［差し込み文書］タブの［差し込みフィールドの挿入］ボタンの文字の書かれている箇所をクリックして、メニューから「会社名」を選択します
2.カーソル位置に 会社名 と挿入されます
3.同様にして所属、役職、氏名も挿入します（今回は「フリガナ」は使わないので挿入しません）。これらの文字は、通常の文字と同様に移動したり、フォント・サイズを設定したりできます
4.会社名、所属、役職、氏名をこのように配置しました。また、氏名 の直後には「様」と入力し、全体のサイズを本文（10.5pt）よりも少し大きい12ptにしました
1.［差し込み文書］タブの［結果のプレビュー］ボタンをクリックします
2.会社名、所属、役職、氏名の表示が、実際に差し込まれる1件目のデータに置き換わります
3.［結果のプレビュー］にある左右の矢印ボタンをクリックすると、2件目や3件目のデータに切り替えることができます
1.［差し込み文書］タブの［完了と差し込み］ボタンをクリックして、［文書の印刷］を選択します
2.Excelデータの全行を印刷するなら、［すべて］を選択して［OK］ボタンをクリックしてください。
［個々のドキュメントの編集］を選択した場合には、このような文書が作成されます
Excelファイルと関連付けをしたWord文書を読み込むときには、このようなメッセージが表示されるようになります
Wordの差し込み文書の例です。文面は同じですが、冒頭の会社名や氏名などのデータだけが異なっています
1.Wordで［差し込み文書］タブに切り替えたら、［宛先の選択］ボタンをクリックして、メニューから［既存のリストを使用］を選択します

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