第1フェーズ：お互いを知るきっかけの提供
「組織の活性化」と聞いて何を思い浮かべるでしょうか。具体的なイメージは組織内でコミュニケーションが活発になされている状態でしょう。ここかしこでコミユニケーション、会話がされている。そのためには、誰がどの部署でどのような仕事をしており、どのようなプライベートなのか、お互いがどのような人間なのかを知っておくことが必要です。
社内コミュニケーションメディアで会話のきっかけを提供する
社内報を創刊する際、社内報でどのようなことが知りたいかというアンケートをとると、どの企業でも、どのような部署があるのか、どのようなメンバーがどこに居るのかを知りたいという要望が上位にきます。部署紹介、人物紹介の企画がそれに該当します。
そのような企画を通じて、コミユニケーションをとる相手がわかり、会話の糸口が見つかります。当然、同一部署内ではリアルな自己紹介がそれにあたります。社内報の部署紹介、人物紹介はメディアを通じての自己紹介となるわけです。
会話のきっかけの提供は社内報だけではありません。イントラ内のWeb社内報でも可能でしょうし、壁新聞も効果的です。壁新聞は複数人で一緒に見ることができますから、記事を酒の肴にして会話が盛り上がります。現在はICTの進展により、デジタルサイネージとして多くの企業で活用されています。
第2フェーズ：偶発的な出会いの仕掛け
お互いを知るきっかけを社内コミュニケーションメディアで提供した後に効果的なのは、偶発的な出会いの場の仕掛けです。特に、部門や専門が異なる社員が偶然出会うことはイノベーションに結び付くとされ、偶発的な出会いの場の効用が説かれています。偶発的な出会いを生む具体的な施策は、オフィスレイアウトです。コピーやプリンターなどの共用機材を集中配備して、コピーをする際や出力を待つ際の偶発的出会いを演出するのです。あるいは、オフィス内の主要通路のそばにコーヒーコーナーやリフレッシュスペースを配置して、ほっと一息する際の偶発的出会いに賭けます。オフィスは日常的に使う場ですから、その中にいろいろと仕掛けをしていくことは大変効果的となります。
社内イベントも施策の一つです。社員同士が和やかに歓談できる場がそれにあたります。キックオフの後の懇親会や、周年行事としての社内パーティーなどが例です。久しぶり出会う同期や、いつもメールだけの間柄の社員同士が、懇親会の場で偶然出会い話がはずむ。その会話を通じてお互いがより深い関係になっていく。その場を仕掛けるのです。
偶発的出会いの場の提供は、コミュニケーションが生まれる可能性に賭けることであるので、数多くその場を提供することがポイントとなります。
