指示の受け方と報連相はビジネスマナーの基本

指示の受け方や報連相のビジネスマナー

指示の受け方や報連相のビジネスマナー

『指示の受け方』と『ホウ・レン・ソウ』(報告・連絡・相談)が完璧にできれば、ビジネスパーソンとして合格です。大変基本的なことですが、ビジネスパーソンとしても大人としてもなかなかできないのが「当たり前のことを当たり前にする」こと。ビジネスシーンにおいて基本がしっかりできていないと、高い技術力や交渉力など素晴らしい才能を持っていても、会社や社会からは評価されません。今回は、ビジネスパーソンにとってとても重要な、『指示の受け方』と『ホウ・レン・ソウ』をマスターし、上司・先輩に信頼される部下になりましょう。

まずは指示を受ける際に重要なのは、5W3Hを意識して指示内容を理解することです。指示内容を自分勝手に解釈したり、早とちりをして誤解がないようにしましょう。そのためにも上司とのコミュニケーションは普段から密にしておくことが大切です。また、指示を受けてから仕事に取り掛かる際は、疑問点などの不安材料があれば、それらは十分確認する必要があります。自分が理解し、納得して気持ちよく業務に取り掛かかるためにも、正しい指示の受け方が大切なのです。
 

指示の受け方に大切な5W3Hとは?

Why  狙いは何なのか?なぜそうするのか?(なぜ)
What  何をするか?(目的、目標)
When  いつまでに?(期限、約束の時間)
Who   誰が、誰に?(担当、分担、顧客)
Where どこで?(場所、行き先)
How    どのような方法で?(方法、手段、仕上げ方)
How much いくら?(費用)
How many いくつ?(数量)
 

指示の受け方のポイント

指示を受ける際は、必ずメモをとる。

指示を受ける際は、必ずメモをとる。

1. 上司に呼ばれたら「はい」と返事をして、業務を一端休む。
2. メモの用意をして上司の元へ直ぐに行く。
3. メモを取りながら、最後まで指示を聞く。
4. 上司からの指示が全て終わってから、疑問点や不明な点を尋ねる。
5. 指示内容をまとめて、復唱して確認する。  
 

報連相の基本……『報告』の意味

定期的な上司への報告は、アドバイスを頂戴したり、上司を安心させたりと、メリットばかり。

定期的な上司への報告は、アドバイスを頂戴したり、上司を安心させたりと、メリットばかり。

上司への報告も『指示の受け方』と同じように、あらかじめ5W3Hで要点をまとめ、メモにして、報告漏れのないように気を付けましょう。業務が数か月以上に渡る長期な場合は、必ず定期的に中間報告をしましょう。上司は部下の進捗状況が把握できないと、大変不安に思うものです。是非とも上司を安心させ、さらに信用、信頼されるためにも、このような気遣いは大切。基本的なビジネスマナーですし、人としての思いやり(マナー)です。

また中間報告は、貴方が途中経過で不安に思うことを相談できたり、業務上の悩みが解決したり‥と、貴方にとっても助かることがいっぱいです。そして今後、より良い業務が遂行できるように、長年この仕事をしている大先輩でもある上司から、貴重なご意見やアドバイスをいただけるかもしれません。このように定期的な中間報告は、貴方にとってもメリットばかりなのです。

上司と部下、win-winの関係が築け、社内の風通しが良くなれば、結果として、あなた自身や会社全体に良い仕事がもたらされます。業績アップ、売上げアップに繋がり、会社に多大な利益をもたらすだけではなく、社会に大いなる貢献ができるのです。

逆に、上司の指示通り業務が進められなくなった場合も、大至急報告し、指示を仰ぐことが必要です。深刻な事態になってからの相談、報告では遅すぎるのです。何か少しでも不安に思うことがあれば、直ぐに上司に報告し、事態を共有し、トラブルを防ぐために、遠慮せず助けてもらいましょう。この時上司に対して「不安や心配をかけたくない」「こうすればピンチを乗り越えられるかも?」などと自分勝手に判断し、報告が遅れたり、報告を怠ることのないようにしましょう。
 

上司などに報告するときのポイントは?

1. 業務が終わる前と中間のタイミングで、上司に尋ねられる前に「先手必勝」で必ず報告をする。
2. 結論から先に述べましょう。次に理由、経過の順に、要点をまとめて報告する。
3. 自分の意見、推測、反省点などは、報告の最後に付け加えること。
4. 残る材料、資料として報告書にまとめましょう。報告と同時に提出するか、報告後すぐにメールにて送信します。
 

報連相の基本……『連絡』の意味

実際業務で起きたことや起こっていることを伝えるのが報告です。そして『連絡』は、これからの予定を伝えたり、確認したりすることです。どんなに些細なことでも上司に連絡をして、未然にトラブルを防ぎましょう。

また、連絡を通して上司と情報交換をすることによって、情報がアップデートされて、業務を効率よく遂行することができます。そして、クライアントとの対応やサービスをより良くすることが可能になります。是非とも連絡もマメにして下さい。
 

報連相の基本……『相談』の意味

業務上の疑問点や不安に思っていることなどを、上司や先輩に聞いていただき、アドバイスしてもらうこと。忙しい時間を割いて相談に乗っていただくため、上司の都合を最優先にして、話し方、言葉遣い、真摯な態度、低姿勢に十分気を付けること。
 

上司などに相談するときのポイントは?

上司に相談する場合、とにかく低姿勢で!言葉づかいや話し方に十分気を付けて、上手にアドバイスを頂きましょう。

上司に相談する場合、とにかく低姿勢で!言葉づかいや話し方に十分気を付けて、上手にアドバイスを頂きましょう。

1. 自分の考えを述べる際、断定的に話すのではなく、相手にお伺いを立てるように話すこと。「私は○○と思うのですが、田中部長はいかが思われますか?ご意見を頂戴できれば幸いです。」など。
2. 自分とは違った様々な意見を頂戴し、熟考する。それらを集約し、よく吟味し、視野を広げてから判断、解決をすること。
3. 上司・先輩は自分よりも多忙なはずです。「お忙しいところ、ご相談に応じていただき、誠にありがとうございます。」と必ず低姿勢で心をこめて、お礼を述べることを忘れないでください。

最後になりますが、私もCA時代には、色々なことを悩み、考えながらフライトしていたのを思い出しました。「どうしたら上司に信頼されるか?」「どうしたら上司に仕事ができる!と思われるのか?」そのようなことを、毎日、一生懸命考えていました。
 
上司やお客様に信頼されているビジネスパーソンは、マメに連絡、報告をしている!

上司やお客様に信頼されているビジネスパーソンは、マメに連絡、報告をしている!

私は機内販売、マイレージカード獲得数などの成績が良く、入社半年で社内で3位に表彰されました。しかし上司や先輩、同僚からの反応はいまいちでした。新人の頃から仕事に対するモチベーションはかなり高かったのに、なぜ私よりあの人の方が評価されているのか?と、いつも疑問に思っていました。

そこで評価されているCAの仕事ぶりをよく観察してみると、『上司に連絡、報告をまめにしている!』ことに気付きました。どんな些細なことでも、フライト中、上司のいる前方客室にインターホンを使い、まめに連絡しているではないですか!!!

その内容も実に細かく、「ここまで終わりました。」「この件は、いかがいたしましょうか?」など、ハッキリ言って大した内容ではありませんでした。しかし前方客室では、その大したことない!と思っていた内容の連絡、報告が、上司にとってとても嬉しいものなのです。上司は前方客室でお客様にサービスをしながら、同時に、後方客室の様子も気になってしょうがないのです。

このように上司を安心させてあげることで、信用、信頼を得ることができるのです。それに気付いてからは、誰よりも先に、一番に連絡、報告をしようと必死に頑張っていたことを思い出しました。もう15年以上昔の新人の頃の話ですから、上司に好かれたい一心で、とにかく必死に頑張っていました。今となっては微笑ましい、可愛いエピソードですよね。

それでは新人の皆様も、エキスパートの皆様も、いつでも『ホウ・レン・ソウ』をマメに入れることを忘れずに。上司、先輩、お客様から信頼される『一流のビジネスパーソン』を目指しましょう。

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