指示の受け方と報連相はビジネスマナーの基本
指示の受け方や報連相のビジネスマナー
まずは指示を受ける際に重要なのは、5W3Hを意識して指示内容を理解することです。指示内容を自分勝手に解釈したり、早とちりをして誤解がないようにしましょう。そのためにも上司とのコミュニケーションは普段から密にしておくことが大切です。また、指示を受けてから仕事に取り掛かる際は、疑問点などの不安材料があれば、それらは十分確認する必要があります。自分が理解し、納得して気持ちよく業務に取り掛かかるためにも、正しい指示の受け方が大切なのです。
指示の受け方に大切な5W3Hとは？
Why 狙いは何なのか？なぜそうするのか？（なぜ）What 何をするか？（目的、目標）
When いつまでに？（期限、約束の時間）
Who 誰が、誰に？（担当、分担、顧客）
Where どこで？（場所、行き先）
How どのような方法で？（方法、手段、仕上げ方）
How much いくら？（費用）
How many いくつ？（数量）
指示の受け方のポイント
指示を受ける際は、必ずメモをとる。
2. メモの用意をして上司の元へ直ぐに行く。
3. メモを取りながら、最後まで指示を聞く。
4. 上司からの指示が全て終わってから、疑問点や不明な点を尋ねる。
5. 指示内容をまとめて、復唱して確認する。
報連相の基本……『報告』の意味
定期的な上司への報告は、アドバイスを頂戴したり、上司を安心させたりと、メリットばかり。
また中間報告は、貴方が途中経過で不安に思うことを相談できたり、業務上の悩みが解決したり‥と、貴方にとっても助かることがいっぱいです。そして今後、より良い業務が遂行できるように、長年この仕事をしている大先輩でもある上司から、貴重なご意見やアドバイスをいただけるかもしれません。このように定期的な中間報告は、貴方にとってもメリットばかりなのです。
上司と部下、win-winの関係が築け、社内の風通しが良くなれば、結果として、あなた自身や会社全体に良い仕事がもたらされます。業績アップ、売上げアップに繋がり、会社に多大な利益をもたらすだけではなく、社会に大いなる貢献ができるのです。
逆に、上司の指示通り業務が進められなくなった場合も、大至急報告し、指示を仰ぐことが必要です。深刻な事態になってからの相談、報告では遅すぎるのです。何か少しでも不安に思うことがあれば、直ぐに上司に報告し、事態を共有し、トラブルを防ぐために、遠慮せず助けてもらいましょう。この時上司に対して「不安や心配をかけたくない」「こうすればピンチを乗り越えられるかも？」などと自分勝手に判断し、報告が遅れたり、報告を怠ることのないようにしましょう。
上司などに報告するときのポイントは？
1. 業務が終わる前と中間のタイミングで、上司に尋ねられる前に「先手必勝」で必ず報告をする。2. 結論から先に述べましょう。次に理由、経過の順に、要点をまとめて報告する。
3. 自分の意見、推測、反省点などは、報告の最後に付け加えること。
4. 残る材料、資料として報告書にまとめましょう。報告と同時に提出するか、報告後すぐにメールにて送信します。
報連相の基本……『連絡』の意味
実際業務で起きたことや起こっていることを伝えるのが報告です。そして『連絡』は、これからの予定を伝えたり、確認したりすることです。どんなに些細なことでも上司に連絡をして、未然にトラブルを防ぎましょう。また、連絡を通して上司と情報交換をすることによって、情報がアップデートされて、業務を効率よく遂行することができます。そして、クライアントとの対応やサービスをより良くすることが可能になります。是非とも連絡もマメにして下さい。
報連相の基本……『相談』の意味
業務上の疑問点や不安に思っていることなどを、上司や先輩に聞いていただき、アドバイスしてもらうこと。忙しい時間を割いて相談に乗っていただくため、上司の都合を最優先にして、話し方、言葉遣い、真摯な態度、低姿勢に十分気を付けること。上司などに相談するときのポイントは？
上司に相談する場合、とにかく低姿勢で！言葉づかいや話し方に十分気を付けて、上手にアドバイスを頂きましょう。
2. 自分とは違った様々な意見を頂戴し、熟考する。それらを集約し、よく吟味し、視野を広げてから判断、解決をすること。
3. 上司・先輩は自分よりも多忙なはずです。「お忙しいところ、ご相談に応じていただき、誠にありがとうございます。」と必ず低姿勢で心をこめて、お礼を述べることを忘れないでください。
最後になりますが、私もCA時代には、色々なことを悩み、考えながらフライトしていたのを思い出しました。「どうしたら上司に信頼されるか？」「どうしたら上司に仕事ができる！と思われるのか？」そのようなことを、毎日、一生懸命考えていました。
上司やお客様に信頼されているビジネスパーソンは、マメに連絡、報告をしている！
そこで評価されているCAの仕事ぶりをよく観察してみると、『上司に連絡、報告をまめにしている！』ことに気付きました。どんな些細なことでも、フライト中、上司のいる前方客室にインターホンを使い、まめに連絡しているではないですか！！！
その内容も実に細かく、「ここまで終わりました。」「この件は、いかがいたしましょうか？」など、ハッキリ言って大した内容ではありませんでした。しかし前方客室では、その大したことない！と思っていた内容の連絡、報告が、上司にとってとても嬉しいものなのです。上司は前方客室でお客様にサービスをしながら、同時に、後方客室の様子も気になってしょうがないのです。
このように上司を安心させてあげることで、信用、信頼を得ることができるのです。それに気付いてからは、誰よりも先に、一番に連絡、報告をしようと必死に頑張っていたことを思い出しました。もう15年以上昔の新人の頃の話ですから、上司に好かれたい一心で、とにかく必死に頑張っていました。今となっては微笑ましい、可愛いエピソードですよね。
それでは新人の皆様も、エキスパートの皆様も、いつでも『ホウ・レン・ソウ』をマメに入れることを忘れずに。上司、先輩、お客様から信頼される『一流のビジネスパーソン』を目指しましょう。
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