ビジネスパーソンにとって基本中の基本!

『指示の受け方』と『ホウ・レン・ソウ』(報告・連絡・相談)が完璧にできれば、ビジネスパーソンとして合格です。大変基本的なことですが、ビジネスパーソンとしても大人としてもなかなかできないのが「当たり前のことを当たり前にする」こと。ビジネスシーンにおいて基本がしっかりできていないと、高い技術力や交渉力など素晴らしい才能を持っていても、会社や社会からは評価されません。今回は、ビジネスパーソンにとってとても重要な、『指示の受け方』と『ホウ・レン・ソウ』をマスターし、上司・先輩に信頼される部下になりましょう。

まずは指示を受ける際に重要なのは、5W3Hを意識して指示内容を理解することです。指示内容を自分勝手に解釈したり、早とちりをして誤解がないようにしましょう。そのためにも上司とのコミュニケーションは普段から密にしておくことが大切です。また、指示を受けてから仕事に取り掛かる際は、疑問点などの不安材料があれば、それらは十分確認する必要があります。自分が理解し、納得して気持ちよく業務に取り掛かかるためにも、正しい指示の受け方が大切なのです。


5W3Hとは?

Why  狙いは何なのか?なぜそうするのか?(なぜ)
What  何をするか?(目的、目標)
When  いつまでに?(期限、約束の時間)
Who   誰が、誰に?(担当、分担、顧客)
Where どこで?(場所、行き先)
How    どのような方法で?(方法、手段、仕上げ方)
How much いくら?(費用)
How many いくつ?(数量)


指示を受けるポイント

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指示を受ける際は、必ずメモをとる。

1. 上司に呼ばれたら「はい」と返事をして、業務を一端休む。
2. メモの用意をして上司の元へ直ぐに行く。
3. メモを取りながら、最後まで指示を聞く。
4. 上司からの指示が全て終わってから、疑問点や不明な点を尋ねる。
5. 指示内容をまとめて、復唱して確認する。  



『報告』の意味

上司への報告も『指示の受け方』と同じように、あらかじめ5W3Hで要点をまとめ、メモにして、報告漏れのないように気を付けましょう。業務が数か月以上に渡る長期な場合は、必ず定期的に中間報告をしましょう。上司は部下の進捗状況が把握できないと、大変不安に思うものです。是非とも上司を安心させ、さらに信用、信頼されるためにも、このような気遣いは大切。基本的なビジネスマナーですし、人としての思いやり(マナー)です。

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定期的な上司への報告は、アドバイスを頂戴したり、上司を安心させたりと、メリットばかり。

また中間報告は、貴方が途中経過で不安に思うことを相談できたり、業務上の悩みが解決したり‥と、貴方にとっても助かることがいっぱいです。そして今後、より良い業務が遂行できるように、長年この仕事をしている大先輩でもある上司から、貴重なご意見やアドバイスをいただけるかもしれません。このように定期的な中間報告は、貴方にとってもメリットばかりなのです。

上司と部下、win-winの関係が築け、社内の風通しが良くなれば、結果として、あなた自身や会社全体に良い仕事がもたらされます。業績アップ、売上げアップに繋がり、会社に多大な利益をもたらすだけではなく、社会に大いなる貢献ができるのです。

逆に、上司の指示通り業務が進められなくなった場合も、大至急報告し、指示を仰ぐことが必要です。深刻な事態になってからの相談、報告では遅すぎるのです。何か少しでも不安に思うことがあれば、直ぐに上司に報告し、事態を共有し、トラブルを防ぐために、遠慮せず助けてもらいましょう。この時上司に対して「不安や心配をかけたくない」「こうすればピンチを乗り越えられるかも?」などと自分勝手に判断し、報告が遅れたり、報告を怠ることのないようにしましょう。


報告するポイント

1. 業務が終わる前と中間のタイミングで、上司に尋ねられる前に「先手必勝」で必ず報告をする。
2. 結論から先に述べましょう。次に理由、経過の順に、要点をまとめて報告する。
3. 自分の意見、推測、反省点などは、報告の最後に付け加えること。
4. 残る材料、資料として報告書にまとめましょう。報告と同時に提出するか、報告後すぐにメールにて送信します。


『連絡』の意味

実際業務で起きたことや起こっていることを伝えるのが報告です。そして『連絡』は、これからの予定を伝えたり、確認したりすることです。どんなに些細なことでも上司に連絡をして、未然にトラブルを防ぎましょう。

また、連絡を通して上司と情報交換をすることによって、情報がアップデートされて、業務を効率よく遂行することができます。そして、クライアントとの対応やサービスをより良くすることが可能になります。是非とも連絡もマメにして下さい。


『相談』の意味

業務上の疑問点や不安に思っていることなどを、上司や先輩に聞いていただき、アドバイスしてもらうこと。忙しい時間を割いて相談に乗っていただくため、上司の都合を最優先にして、話し方、言葉遣い、真摯な態度、低姿勢に十分気を付けること。


『相談』のポイントは?

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上司に相談する場合、とにかく低姿勢で!言葉づかいや話し方に十分気を付けて、上手にアドバイスを頂きましょう。

1. 自分の考えを述べる際、断定的に話すのではなく、相手にお伺いを立てるように話すこと。「私は○○と思うのですが、田中部長はいかが思われますか?ご意見を頂戴できれば幸いです。」など。
2. 自分とは違った様々な意見を頂戴し、熟考する。それらを集約し、よく吟味し、視野を広げてから判断、解決をすること。
3. 上司・先輩は自分よりも多忙なはずです。「お忙しいところ、ご相談に応じていただき、誠にありがとうございます。」と必ず低姿勢で心をこめて、お礼を述べることを忘れないでください。

最後になりますが、私もCA時代には、色々なことを悩み、考えながらフライトしていたのを思い出しました。「どうしたら上司に信頼されるか?」「どうしたら上司に仕事ができる!と思われるのか?」そのようなことを、毎日、一生懸命考えていました。

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上司やお客様に信頼されているビジネスパーソンは、マメに連絡、報告をしている!

私は機内販売、マイレージカード獲得数などの成績が良く、入社半年で社内で3位に表彰されました。しかし上司や先輩、同僚からの反応はいまいちでした。新人の頃から仕事に対するモチベーションはかなり高かったのに、なぜ私よりあの人の方が評価されているのか?と、いつも疑問に思っていました。

そこで評価されているCAの仕事ぶりをよく観察してみると、『上司に連絡、報告をまめにしている!』ことに気付きました。どんな些細なことでも、フライト中、上司のいる前方客室にインターホンを使い、まめに連絡しているではないですか!!!

その内容も実に細かく、「ここまで終わりました。」「この件は、いかがいたしましょうか?」など、ハッキリ言って大した内容ではありませんでした。しかし前方客室では、その大したことない!と思っていた内容の連絡、報告が、上司にとってとても嬉しいものなのです。上司は前方客室でお客様にサービスをしながら、同時に、後方客室の様子も気になってしょうがないのです。

このように上司を安心させてあげることで、信用、信頼を得ることができるのです。それに気付いてからは、誰よりも先に、一番に連絡、報告をしようと必死に頑張っていたことを思い出しました。もう15年以上昔の新人の頃の話ですから、上司に好かれたい一心で、とにかく必死に頑張っていました。今となっては微笑ましい、可愛いエピソードですよね。

それでは新人の皆様も、エキスパートの皆様も、いつでも『ホウ・レン・ソウ』をマメに入れることを忘れずに。上司、先輩、お客様から信頼される『一流のビジネスパーソン』を目指しましょう。


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