連絡の役割と使い方

普段から話しやすい雰囲気を作る

普段から話しやすい雰囲気を作ることや雑談を心がけるとGOOD

【連絡】知らせたほうがいいと判断した情報を関係者に伝えること。

例)私の発注ミスで○○の製造ラインが遅れることになりそうです。2~3日は急ぎの受注などが難しくなってしまう可能性がありますので、営業の方にもご連絡にきました。ご迷惑をおかけして申し訳ありません。どうぞよろしくお願いします。

「わざわざ言う必要はない」といった自己判断、そもそも連絡しておくべきことに気づけないといったことを防ぐには、相手の立場にたって考える想像力が必要です。社会人経験の浅い人や職場や部署が変わったばかりの人には難しいかも知れませんので、上司や先輩に助言を求めるといいかも知れません。判断に迷った時は念のために連絡しておくようにしましょう。

報告・連絡・相談の中でも、軽く考えがちな連絡ですが、ちょっとした抜けが思わぬトラブルに発展することもあれば、連絡のおかげで難を逃れるということもあります。著者の知人で「最近○○社の支払いサイトが長くなってきている」という連絡のおかげで、倒産前に商品を取り込む被害から免れた人がいます。「もしあの時、連絡をもらっていなかったら、連鎖倒産になってしまったかもしれない」という言葉を聞き、連絡の重要性を改めて感じました。

連絡の多くは、特に何かに繋がるわけではないムダなことのように見えるかも知れません。しかし、共有しておいたほうがいい情報は少なくありません。情報共有ができる会社というのは体質的にも人間関係の面でも強い会社になっていきます。最近では雑談を奨励する会社も増えてきました。気兼ねなく小さなことも連絡できるよう、日頃から話しやすい雰囲気を作っておくのは大切ですね。

相談の役割と使い方

【相談】判断に迷う時や他の人の意見が欲しい時に、指示やアドバイスを仰ぐこと。

例)○○社への添付資料のボリュームなんですが、今回も多めに用意したほうがいいでしょうか。2回目なので、簡潔にまとめたほうがいいかも知れないと思ったのですが、○○先輩だったらどうしますか?

新社会人や部署が変わった時、転職した時、責任者を補佐するような仕事の場合などによく使われます。相手が話せる状況かを判断して、簡潔に行うようにしましょう。すべてを相手任せにするのではなく、自分が調べられることは調べる、自分の考えをまとめておくといった事前準備も忘れずに。「今ちょっとお時間よろしいですか」といった気遣いの言葉をからスタートしましょう。

相談をしてアドバイスをもらった場合、そのアドバイスに従うのが基本です。いろんな人にアドバイスをもらって最終的には自分で決めるという人もいますが、アドバイスをしたのに違う行動をとられると上司や先輩は心中複雑です。このあたりも冷静に考えてから相談するようにしましょう。相談しっぱなしではなく、事後の報告とお礼の言葉も忘れずに!


相談の思わぬ効果

「上司に相談したら、そのアドバイスにしたがわなくてはならないのか……」「いちいち事後報告をしなくてはならないし、お礼も言わなければならないのか」と思う人もいるかも知れませんが、お近づきになりたい上司や先輩がいる人はぜひトライしてください。なぜなら、相談には相手との心的距離を縮めてくれる効果があるからです。

皆さんは友達に相談をすることで仲良くなったという経験はありませんか? 異性の友達の恋愛相談に乗っているうちに恋愛に発展したというのもよくある話です。相手から見えない部分を、自分から話す。自己開示には、相手に親近感を与える、相手も自己開示をしやすくなるといった効果があります。

なぜだか友達が多い、上司から好かれる、モテるといった人を観察してみてください。人よりも自己開示のタイミングが早い、自己開示の仕方が上手いといった特徴をあなたも見つけられるはずです。相談は自己開示のひとつですから、こういった効果も期待できるでしょう。とはいえあまり深刻な相談は印象を悪くしてしまうリスクもありますので、実践にはちょっとした相談がオススメ。「こんなこと相談してもいいのかな」と思うくらいの軽いものでお試しを。

人付き合いが苦手な人、話しかけづらい上司を持った人などの場合、相談しにいく特に社会人経験の浅い方にはお勧めです。相談することで間違った方向への努力を減らすことができますし、いろんなことを教えてもらえるきっかけになるかも知れません。