報告・連絡・相談の違い

報告と連絡の違い

報・連・相はあたりまえだけれど、意外にわかっていない基本スキルの代表

仕事の問題点や結果などを知らせたり、作業の進め方に問題がないか確認したり、報・連・相(ホウレンソウ)は仕事を円滑に進めるためには欠かせないツールです。ビジネスパーソンにとって基本中の基本ともいえるホウレンソウですが、違いをはっきりわからないまま使っている人や、報告・連絡・相談を混同してしまう人も少なくありません。この機会に基本を確認し、適切な伝え方ができるようにしてみませんか?

報告の役割と使い方

「報告と連絡って同じじゃないの?」と思う人もいますので、違いも含めて確認しておきましょう。

【報告】主に部下が上司にするもので、仕事を管理する立場のある人が状況を把握するために行われます。するかしないかの判断がある程度本人に任せられる「連絡」に対して、報告は義務のニュアンスが強くなります。共有しておいたほうがいいと思われる情報を関係者に伝える「連絡」に対して、報告は伝える相手が仕事の責任者(主に上司)になります。

「連絡? それとも相談?」と迷わないようにするためには、仕事の指示→作業→報告とセットにして覚えるといいでしょう。

例)上司に会議の資料を作るように指示された→資料を作成した→上司に完成したことを報告する

著者は企業の中間管理職を経て現在は経営者として働いていますが、作業を依頼した部下が仕事をやりっ放しで完了したことを報告しないというケースには何度となく遭遇しています。完了報告は報告・連絡・相談でやりがちなミスのひとつでもあります。終わったのなら他に頼みたい仕事がある場合もありますし、なかなか終了できないのなら上司は手を差し伸べたいと思っています。言われなくても完了報告は行うようにしましょう。

作業が完了しなくても、区切りの場面で報告は必要です。例えば、作業の途中に退社時間がきた場合などには、報告なしで帰るのはNG。「明日続きをやれば大丈夫だろう」と思った場合でも、勝手に判断せずに緊急でないか確認し、どこまで終わったかを報告するといいでしょう。

中間報告をうまく使おう

作業に長い時間を要する仕事に関しては、中間報告と覚えておきましょう。報告してもらう側は、進捗状況を共有できるため、作業が遅れている場合には、増員する、手を貸すといった対策を立てることができるようになります。スムーズに進んでいる場合でも、状況は知っておきたいもの。中間報告は、職場での信頼関係を構築するという役割もありますので積極的に行いましょう。

「順調に進んでいる時に中間報告なんて面倒」と思う人もいるかも知れませんが、わざわざ報告するだけのメリットがあります。そのひとつが、努力の方向が間違っていないかを早い段階で確認できるというのがあります。長い時間をかけて作業したのに、上司の思うものとは全く違うものができてしまった……といったトラブルはどの業種でも起こります。

例)企画書の制作をまかされた→休日も返上して詳細まで織り込んだ企画書を制作→上司に見せたところA4一枚にまとめろと言われた

せっかく頑張っても、その努力の方向が間違っていたのでは残念な結果になってしまいます。長い時間や多くの労力を必要とする仕事の場合は特に、方向性を確認し、進捗状況を見てもらうのがいいでしょう。


悪い報告こそスピーディーに

悪い報告は早く

「よい報告は翌朝でいいが悪い報告は即刻我を起こせ」とはナポレオンの名言

悪い報告というのは、なかなかしにくいものです。現場で対応をしているうちに、タイミングを逃してしまうこともあるかも知れません。

しかし、問題の報告が遅れると、事態は悪化しやすくなり、信頼度も落ちてしまいます。言いづらい気持ちはわかりますが、最小限で食い止めるためにも悪い報告ほど早くするようにしましょう。

悪い報告をする時のコツ

「早く報告したほうがトラブルを最小限にできる」という気持ちがある一方で「責任を負わされたくない」という気持ちが芽生えてしまうのはごく自然な反応です。意識して気をつけていかないと、自分を正当化するような報告になりがちだということを知っておきましょう。客観的に見ているつもりでも、相手からは弁解に聞こえやすい状況ですので、まずは潔く謝罪の言葉を述べるところから始めるのがコツです。その後、事実を結論から簡潔に説明しましょう。

例)大変申し訳ありません。私のミスで昨日の発注分がまだ届いていません。大至急、発注し直しましたので明日には届く予定です。これから製造のほうに謝罪にいきまして、そのぶんを明日対応してもらえるようお願いしてきます。今後は二重チェックでこのようなことがないようにします。

ただトラブルがあったことを報告するだけでなく、自分ができる対応策も一緒に報告するのも大切です。トラブルの規模が大きい場合などには、上司に対応策を相談する、他に関連する部署にも連絡をするといったことも併せて行うといいでしょう。

この際、謝罪をとばした報告をする人や、自分に責任があることには触れない人が少なくありません。悪く思われたくないという気持ちはわかりますが、上司や先輩はそこに引っ掛かりを感じるものです。謝罪には責任をとらなくてはならないというマイナス面もありますが、印象を回復するという役割もあります。やってしまったことには潔く謝罪してしまいましょう。

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