ビジネスの基本としてよく言われる「ホウレンソウ」は「報告・連絡・相談」の行為のこと。ビジネスマナーの基本でもあり、会社組織などでのコミュニケーションに必須のもの。そこで今回は、その役割と使い方の心構えをご紹介します。

「報告・連絡・相談」の役割

相談
上司に相談しにくいときは、身近な先輩を見つけて話してみましょう。自分一人で抱えないことです
「報告・連絡・相談」は業務を円滑に進ませるために、とても重要な役割があります。ビジネスコミュニケーションの基本中の基本だと言われるので、新人の頃は特に意識しましょう。

個人ではなく組織・チームとして仕事をする際には、お互いの情報交換が大事な要素。「報告・連絡・相談」がスムーズに行われると、正しく情報を整理・確認・判断して効率的に作業を進めることができます。もし正しい情報が伝わっていなければ、間違った判断をしてしまうことになりかねません。確実に行うことが望ましいのが「報告・連絡・相談」です。

「報告」は、主に上司や先輩から指示されたことに対して、部下が経緯や結果など状況を伝えるもの。「連絡」は仕事の関係者へ、これからの予定など互いに共通認識が必要な情報を伝えます。「相談」は不安な点があるときなどにアドバイスをもらい、指示を仰ぎます。「ホウ・レン・ソウ」のどれもビジネスコミュニケーションに必要な行為です。

デキると思わせる「報告」のコツ

「報告」は良いことだけでなく、トラブルやミスもきちんと伝えましょう。指示された作業が終了したときや途中経過など、その進行状況や結果を伝えます。その際、要点をまとめて簡潔に結論から話します。だらだらとまとまりのない話は無駄になります。必ず事前に話をまとめてからにしましょう。

事実を伝えることと、「……だと思います」「○○と感じました」といった自分の考えなどは一緒に話さないように。報告を受けた側が、どう判断していいのか迷ってしまうので注意しましょう。

「報告・連絡・相談」をする時は、すべて相手に都合を尋ねましょう。急を要するときは忙しそうにしていても、遠慮なく声をかけましょう。タイミングを逸して報告せずにいたり、「大丈夫だろう」と自分で勝手に判断したことが原因で、とんでもない問題が発生してしまったということにもなりかねません。緊急事態は速やかに上司や先輩に報告しましょう。

声をかけるときは「お忙しいと存じますが今、よろしいでしょうか? ご報告したいのですが……」と、これから何を話そうとしているのかを伝えましょう。そして、「先日の業務がすべて終了しました」というように結果を伝えます。途中経過を伝えるときには「作業の途中ですが、○○の件について現状報告をさせていただきたいと思います」と言います。

新人の頃は取引先や関係先へ報告する際、必ず上司や先輩へ報告する旨を相談してからにした方がいいでしょう。報告のタイミングは相手の都合を伺い、あらかじめ時間をとっていただくか、急ぎの場合は「お電話で失礼いたしますが、簡単にご報告させていただきます」と一言添えます。

トラブルを防ぐ「連絡」のコツ

電話で相談
緊急の時は、電話でも一報を入れることも大切です。そこで指示を仰ぐと次の行動がスムーズに対処できます
「連絡」は主に、これからの仕事の予定やスケジュールなどを伝えます。これを怠るとすべての作業に支障をきたします。日程など数字を用いる場合は、口頭で伝えるだけでなく、メールや他のビジネスツールを用いて伝えるとトラブルになりにくいでしょう。

5W1H(いつ・どこで・だれが・なぜ・どのように・どうした)の要素をチェックして的確に伝えることが大切です。1つ連絡し忘れただけで、自分で責任を負えない範囲にまで発展してしまうことがあるので、注意を。

「連絡」のタイミングは、自分が忘れないうちに行うこと。連絡ミスというのは、ついうっかりというものが多いです。「後で連絡しよう」と思って忘れてしまうということがほとんどです。備忘録などで自己管理をしたり、ビジネスツールで工夫するのもいいでしょう。

口頭で伝える場合は、忙しそうにしていないときを見計らって声をかけます。予定などはメモも合わせて渡すと間違いがないでしょう。「連絡」は確実に相手に伝わらないと終了ではありません。「メモを残したのですが……」「メールをしておいたのですが……」という言い訳はききません。必ず相手に伝わったかを確認することで、ミスをなくすことができます。

解決に導く「相談」のコツ

「相談」は、自分で判断できないことや不安なことに対して指示を仰ぐことです。経験したことがなければ、自己判断ができないのは当たり前。迷ったときには、先輩や上司に必ず相談しましょう。

相手に「こんなことを相談して」と思われるのが嫌で独断で進めてしまうと、1人では背負いきれないトラブルになってしまうこともあります。日頃から「報告・連絡」でコミュニケーションを取り、相談しやすい環境を整えておくと、いざという時に役立ちます。

相談するときには、何をどう困っているのか要点をまとめてから話すように。自分が考えられる対策案などを付け加えると、仕事への熱意が感じられていいでしょう。

まず「お忙しいとは存じますが今、よろしいでしょうか?」と相手の都合を聞き、次に何を話そうとしているのかを伝えましょう。なんとなく話しはじめると、相手は「報告なのか」「連絡なのか」「相談に乗ってほしいのか」が聞いていてもわからず、イライラします。これから何を話そうとしているのか伝えることが先決です。

作業中の仕事については、その都度聞くのがいいでしょう。仕事の進め方や緊急でないものは、仕事中でなくともブレイクタイムや飲み会といった環境でさりげなく相談するのもいいでしょう。自分が知っていることを教えてあげることは、決して嫌なことではありません。「教えていただけますか?」という気持で相談してみましょう。

「報告・連絡・相談(ホウレンソウ)」は、仕事には欠かせないコミュニケーション行為です。うまく伝えることよりも、的確に正しく伝えることの方が大事。まずは事実をそのまま話すことを心掛けてください。ビジネスシーンでは遠慮はいりません。トラブルを事前に防ぐための最高の対処法が「報告・連絡・相談」です。相手から聞かれる前にすることを意識して実践してみてください。

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