長すぎるメール
そのメール、不快感を与えていませんか？
ズラーッと書き連ねたメールは、見た相手を途端にウンザリさせてしまいます。長い文章になってしまう場合の気遣いとは？
↓
改行なしのメールでは読む気持ちを失せさせます。おおよそ3～10行辺りで改行を行い、相手にとっての読みやすさを心がけましょう。また、冒頭に結論を記し、その後にその経緯や詳細を綴っていく『結論先出し』の書き方もおすすめです。着地点が予め理解できていると、長文でも比較的苦もなく読めるものです。
ところで、短くまとめようとすると、「ありがとうございます」「お手数をお掛けしました」「申し訳ありませんでした」など、感謝やお詫びの言葉まで省いてしまうこともありますが、こちらは落とさずしっかり伝えるように。
簡潔過ぎるメール
短すぎるビジネスモードなメールが続くと、プライベートシーンではよそよそしい感じを与えてしまいます。「了解」「わかりました」「はい」だけというメールが多いという方は……
↓
時間がないけど、とにかく返事だけ出しておきたいという場合は、「了解。またのち程」や、「OK！ 取り急ぎ」、「了解です。また後でメールします」など、たったひと言ですが書き添えておくと、慌ただしい状況が伝わり相手に不快感を与えません。
ブログやfacebookのようなメール
自分のことだけを書き連らねてしまう、ひとりよがりな内容ばかりになってしまう、毎回ネガティブな愚痴ばかりを書いてしまう…… これではちゃんと読んでもらえなくて当然です。
↓
メールは相手があってのもの。ブログのように「書いた！」という自己満足に終わってしまわないよう、常に読み手の興味や気持ち、状況を考えましょう。
返事を求めすぎるメール
当然のように返事を強要してしまっている…… ということはありませんか？ 毎回、「ねえ、どう思う？」「あなたの意見は？」「返事ちょうだい！」ばかりでは×。
↓
相手の方の状況も考え、「いつでもいいからお返事いただけると嬉しいわ」「もしお時間があったらご回答をお願いします」「ちょっと急ぐので、申し訳ないけどお返事いただける？」など、お伺いの言葉を添えてみると、あなたの好感度がアップします。
絵文字だらけメール
絵文字や顔文字を多用する人、全く使わない人、あなたはどちら？
↓
ご関係や、双方の年齢をしっかりとわきまえて使いたいものです。相手の方がどの程度の頻度で使用しているか、を参考にして少し合わせてみると、相手にとって心地よいメールとなります。
長期間、件名変更なしのメール
いつまでも古い件名のままの返信ばかりでは、だらしのない印象を与えてしまうことも。
↓
ビジネスメールでは、同案件は件名を変えず、ということも多いですが、プライベートシーンでは別。現在の本文の話題と照らし合わせ、適当な時期に替えていきましょう。
