本文にはネガティブな表現を使わないこと

自宅からメールをすると、つい気軽な文章になりがちに。送信するときは十分に注意を

自宅からメールをすると、つい気軽な文章になりがちに。送信するときは十分に注意を

それでは、本文にはどのような文章を書けば、好印象になるのでしょうか。文章の内容は、案件によりさまざまですが、表現を工夫することで、相手への伝わり方は大きく異なってきます。まずはマイナスとなってしまう文章から見ていきましょう。

悪い印象:
すっかり忘れておりました/送ったものだと思っておりました
良い印象:
失念しており大変申し訳ありませんでした。

小さなことでも相手に謝罪しなければならない場合は、打ち解けた相手であっても、丁寧な言葉を選んだ方が、相手の印象は良くなります。間違っても、「わかっているものだと思った」などのような、自分のミスを他人へ転換させるような表現は、かえって怒りをかってしまいますので気をつけてください。

また、断る場合の文章について、必ず代替案を書くようにしましょう。数字などを入れてわかりやすく提示するのも良い方法です。

悪い印象:
その納期ではできかねます。
良い印象:
納期の件、明日までは別件があり対応が難しいのですが、明後日17時までであれば納品することが可能です。

というように、自分がその案件に向けて前向きであることを、相手に伝えるようにしましょう。どうしても代替案がなく、お断りをしなければならないときは、明確に書くようにします。その場合は、「今回は、お役に立つことができず申し訳ありませんでした。」と、次回は役に立てる印象を残すようにすることもポイントです。


こんなビジネスメールはイエローカード

最後に、実際に私がいただいたメールのなかで非常に違和感を覚えた文章を紹介します。皆さんは、マネしないようにしてくださいね。

悪い印象:
・「いつも忙しそうですね。私も最近、在宅で仕事を始めたので、なにかお手伝いできると思います。何でもできますので、言ってください。」○○(署名なし)
・「この仕事、やってみたいです。」(署名はもちろん、名前も連絡先もなし)
・「はあ~い。がんばります! (^o^)」
・「本当にすみませんでした。 <(_ _)> 」
・案件に「重要」と書いてあるのに、書いてあることが、急ぎでもないし重要でもない
・差出人名がペンネームになっている
・私の名前は「宮田」なのに、「宮崎」になっている。おまけに様がなく呼び捨て
・署名に電話や携帯の連絡先が書かれていない
・「開封確認」メールである

メールは、時間を選ばず気軽に利用できますが、一度送信したら取り返しがつかないものです。最近では、スマートフォンなどからも、パソコン同様の長文メールを送信することが可能ですが、慌てて間違ったメールを送ってしまっては意味がありません。時間がないときであっても、重要なメールについては、落ち着いた環境で確認したあとに送るようにしましょう。

良い印象を与えるメールとは、明快・シンプルで、受信者の気持ちを考えたメールだといえるでしょう。メールひとつと思わずに、日ごろから心がけるようにすると、コミュニケーション力もぐっとアップしますので、メールの書き方に不安を感じているなら、ぜひ改善してみましょう。



※記事内容は執筆時点のものです。最新の内容をご確認ください。