学校のプリントをデジタル化して整理する方法(2ページ目)

ため込まずにその都度やるのがミソ

まず、大事なのは各家庭に合った書類のフローを考えておくこと、と野原さん。

「手元に来たプリントは、ため込まずにその都度スキャンしてしまうのが正解。親がやってもいいですが、子どもがある程度大きくなれば、学校から戻って自分でスキャンに通してもらうこともできます。子どもって、この手の課題を結構喜んでやるんです。スキャンが終わったものはスタンプを押しておくなどのルールを作り、その家庭にあったルールを作ってみてはどうでしょうか」

そのためにも、こうした機器類はわかりやすく、作業がしやすい場所にまとめておくのが大事なのだとか。パソコンを立ち上げたり、プリンターに併設されたスキャナーをいちいち稼働させるのは面倒ですが、書類を差し込めばそのままスキャンできる、こうした機器を上手に使ってデジタル化に挑戦してみる。さらに、その作業の一部を子どもに担ってもらうことができたら、一気に効率アップしそう。

最近は共働き家庭も増え、お父さんが保育園のお迎えや保護者会に参加することも多くなっています。夫婦でお互いのパソコンやスマートフォンに学校情報を共有しておけば、とっさのときにどこからでも見れてとても助かりますね。

ファイリングの基礎に立ち返ろう！

スキャンにクラウド化と聞くと一見難しそうに聞こえますが、これまでやってきたおうちの書類のファイリング同様のセオリーを元に、以下のようなポイントを押さえているところがミソなのだと思います。

1. まず保管する量を減らす（ここではデジタル化で減量しています）
2. 山積みにする前に、書類が入ってきた段階で小さい分類作業を終わらせておく（こまめなスキャンと、それを可能にする機材の準備）
3. 作業をする場所、作業のフローを決めておく

さて、スキャンを終えたプリントは、では一気に破棄してしまっていいのでしょうか？ 答えはNO。学校プリントに関しては、アナログとの併用も大切なポイントなのだとか。次のページで、こうしたアナログ保管に便利なアイデア商品も紹介してもらいました。キーワードは「冷蔵庫」！