キングジムのファイリング研究室野原さんに、おうちの書類のファイリングの極意を教えてもらうプロジェクト、第3弾。今回は、うっかりすると乱雑にどんどん溜まっていってしまう領収書などのおうちの経理書類を、バサッと整理する方法を伝授していただきました。長年の懸案だった経理書類が、さくっと短時間で片付きましたよ。

書類整理は先払い方式で!

おうちの経理書類

乱雑に引き出しに放り込まれたままの経理書類。散らからないための工夫とはいえ、溜まり続けて手がつけられない状態に

写真は、ガイドももせの自宅の経理書類入れ。財布にたまったレシート、郵送される書類は、封筒から出して大まかに分類して引き出しにポン。

分類ファイルを用意しても、そこに入れる前に机の上に山になる、という経験を繰り返した結果たどり着いた、この「ちょっと置き場」にたまった書類をどさっと持参したところ、ファイリング研究所の野原さんがひと言。

「これはだめです。散らからないようにという工夫でちょっと置き場を作るのは、整理を後回しにする“後払い方式”。結局、ぎりぎりになって作業をするので、時間のコントロールができなくなります。書類は手元に来たときに、すぐ“先払い方式”で処理しておく習慣を持ってください」

ああ、私、すっかり後払い方式でした。だから、いつもあっぷあっぷしているんです。

「毎日1分レシートの整理をするのと、まとめて1年分の整理をするのとでは、圧倒的にその都度小さな整理を繰り返すほうが、時間投資としては有効ですよ」

1.目的をはっきりさせる

たまったレシート

こちらは溜まりにたまったレシートの山。何かに使うかも、と捨てられずにいたものも……

のっけから厳しい指摘を受けて、たじたじのももせ。とりあえず、この書類の山はどうしたらいいでしょうか?

「ももせさんは、このレシートを何のために取っているんですか? まずはそこから明確にしておかないと、整理の見通しは立ちませんよ」

財布に溜まるレシート、送られてくる書類。何かのためにとりあえず取っておかなくては、と思っていたのですが

「確定申告や医療費控除に使うなら、それに必要な書類だけを保管する。家計簿をつけないのなら、レシートは返品の可能性のある物だけを保管し、返品期間が過ぎたら廃棄する。まずは書類の使用目的をはっきりさせて、保管期間を決めることが第一歩です」。

手元にある書類を全部整理しようとせず、保管の目的を明確にすることで、必要以上の書類を管理する手間が省ける。なるほど、ここは大切ですね。

次は、いよいよ書類のファイリングに手をつけますよ。減らしてざっくり、が合い言葉です >>