どんなに能力の高い業者でも、クライアント側の発注の仕方がうまくないと、その能力をフルに発揮することはできません。
今回は、販促関連の業者に発注を行うための注意点をご紹介します。
発注前に、販促の「5W2H」を決めよう
業者への発注を行う前に、まず最初にやるべきなのが、販促の「5W2H」を決めることです。目的やタイミング、ターゲットなどを明確にしないまま販促施策を行ったところで、成果に繋がるはずもありません。
販促の「5W2H」については、「販売促進・プロモーションの基礎知識」で詳しく説明しています。
RFP（提案依頼書）を準備しよう
RFP（提案依頼書）は、業者とのコミュニケーションに欠かせません
RFPとは「Request For Proposal」の略で、提案依頼書とも呼ばれます。大規模なシステム開発を行う際には必ず作成されるものなのですが、販促やプロモーションの世界ではおざなりにされることも少なくありません。多少時間をかけても、業者との面談を行う前にはRFPを作成するようにしましょう。
業者との面談を行う前にRFPを作成しておくと、次のようなメリットがあります。
- RFPを作る過程で施策の趣旨が明確になり、社内での意思疎通がスムーズになる
- 業者に対して提案を求めるポイントが明確になり、精度の高い提案が得られる
- 業者への要件提示の時間が短縮でき、余った時間をより高度な質疑応答や別業務などに有効活用できる
- 複数の業者によるコンペを行う場合、提案条件がそろうので各社の比較がしやすい
RFP（提案依頼書）作成に必要な項目
RFPを作成する際には、次のような項目を箇条書きなどでわかりやすくまとめましょう。
- 企画の概要……目的、提案を求めることになった背景、想定するターゲット、競合他社の状況など
- 仕様……印刷物の場合はサイズ・ページ数・部数・希望する用紙など、Webサイトの場合はページ数やどんな機能を持たせるかなど
- 構成要素……Webサイトやチラシなどの全体構成案、掲載したい要素、商品やサービスについての資料、他社などでイメージに近いものがある場合はそのサンプルとなる資料など
- 業者に希望するサービス範囲……企画・原稿作成・デザイン・写真撮影・イラスト作成・システム開発などの業務のうち、どこまでを依頼するか
- 制限事項……印刷物の場合は納品方法や在庫管理についての希望、Webサイトの場合はサーバの設置条件など
- サポート……希望するサポート内容（Webサイトの場合なら、サーバやデータベースの保守・管理、トラブル対応、コンテンツ更新など）
- 社内体制……担当者、企画・制作を行ううえでの社内チェックのステップ、Webサイトなどの場合は公開後の運用体制など
- スケジュール……納品希望日、企画・制作を行ううえでの社内スケジュールなど
- 予算……初期費用、ランニング費用など
- 提出書類の指定……提案書、スケジュール、機能一覧表、見積書など提出してほしい資料の一覧、記載すべき項目など
「こんな難しそうなこと、全部はまとめられない」と思われた方も少なくないでしょうが、すべてをまとめることができない場合は、一部だけでも構いません。足らない部分は、業者と話をしながら埋めていけばよいのです。ただしその際は、業者の一方的なペースに巻き込まれてしまわないよう、納得のいくまで話し合うように心がけましょう。
