メールを出す上での、一番大切なこと
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| ブロードバンドの時代、いつでもネットは“繋がっている”。だからこそ「すぐ」に送らなければ、逆に信頼を失うぞ。 |
「メールはすぐに書くこと」
である。私はインターネットを仕事に使うようになってもう14年ほどになるが、「メールの返事がすぐ来る人」は「仕事ができる人」と自信を持って断言できる。「メールの返事をすぐ書けない人」は「仕事のできない人」と思って間違いない。なぜならメールは、「すぐに書けるもの」だから。
例えば仕事の依頼のメールなど返事に時間がかかるものであっても、「今週は多忙で、ご依頼の件の返事に時間がかかる」など、進捗の返事ならできる。つまり、「忙しくて書けない」という言い訳は成り立たないのだ（休暇や長期出張など、メール自体を読んでいない場合を除く）。
メールがいつまで待っても返事が来ない。すると「ああ、この人は今件に関し興味が無いんだな」と思い、どんどん信頼感は薄れ、こちらも返事がおざなりになり、徐々に疎遠になる。
逆に「メールの返事がすぐ来る人」は、まずとても頼りになるなって思う。なぜなら、早く返事が来ること自体がとても嬉しいことだからだ。そして、こちらも「早く返事をくれた」誠意に答えようと返事をすぐに書く。すると当然、ビジネスはとんとんと進み、うまくいくことが多い。結果、いい信頼関係を構築できる。
それは就職活動でも同じこと。例えば、先輩訪問のお礼メール、面接の感想メール、アドバイスをもらった時のお礼メールなどは、即日、もしくは次の日の朝にしなければ、お礼する価値が消失すると考えていい。なぜなら、早くもらえばもらった方も嬉しいし、昨日会ったばかりなら顔も覚えているだろうし、また会おう・アドバイスしようと思うだろう。人事も「なかなか気が利く学生だな」と好印象を持つだろう。
逆にアクションが遅くなればなるほどもらった方は「何をいまさら…」と思うだけ。もうアドバイスなんかする気は失せてしまうだろう。人事も「この人は仕事のセンスがないな」と思うだろう。何もいいことはない。
そもそも、メールは手紙やはがきに比べ、「すぐ届く」ことが武器。何日も後に書けば、手紙やハガキにさえ負けてしまう。
もしかしたら、最終面接でライバルと僅差で競った時に、即日お礼のメールを出しただけで勝つかもしれないのだ。たった10分、たったメール1通を書くか書かないかでだ。
よって、いくら眠くても、面倒でも、「即日にメールを書く意味」を理解するならば、眠い目をこすって何としてでも出さなくてはいけない。即日出さなくて良いメールは、逆に仲良しの友人だけなのだ。
以上、メール一つでも、これだけ大切なポイントがあること、分かってもらえただろうか。
先輩社員も、人事も、そして社長も、みんなビジネスマナーを守ってメールを使いこなしている。みなさんも、社会人にメールを書くなら、ビジネスマナーを守ってメールを書けなくてはいけない。マナー違反でなくても、好印象を持ってもらえるメールを書く配慮が不可欠なのだ。
内定を取るために、メールにおけるビジネスマナーと、好印象を持たれるふるまいを、是非身に付けよう。
