就活での社会人へのメールの注意点(3ページ目)

添付ファイルに注意

添付ファイルにも社会常識がある。

一般的に、
• ワードファイル（拡張子：doc）
• エクセルファイル（拡張子：xls）
• パワーポイントファイル（拡張子：ppt）
• テキストファイル（拡張子：txt）
• 画像ファイル（拡張子：jpg、gif）
であれば、ほとんどの社会人なら受け取ることができる。しかし、稀に読めないこともあるので（例：先方がパワーポイントを持っていないなど）、送る前に確認した方が良いだろう。

■相手がそのファイルを受け取れるのか？
一部では、ウイルス対策のために添付ファイルを受け取らない会社もある。この点からも、送る前に一度確認する方が良い。

■容量は大丈夫か？
最近はブロードバンド（この言葉も古いな）が普及したので、とんでもない容量じゃない限り大丈夫だと思うが、例えばデジカメで撮った写真などは数枚にしておいた方が良いだろう。動画ファイルなんかはもってのほか。特に旅行や飲み会で撮った写真の場合は、写真のファイルサービスがあるから、そっちを使った方が良いだろう。

メーリングリストに注意

就職活動仲間やゼミなどで、いろんなメーリングリスト（以下、ML）に入っていると思うが、これにも少々コツがある。

■誰宛に書いているのかを意識する
MLに投稿するメールは、何も断らなければ基本的に「参加者全員」に向けて書いたメールである。目上の方もいるだろうし、いなくてもいろんな考え方を持つ複数の人が読んでいることを忘れてはならない。かなり丁寧な言葉を使った方が無難だし、専門用語も使わない方がいい。できるだけ簡潔に分かりやすい文章を書くことを意識しよう。

■誰宛に書いているのかを明示する。
CCと同様、ディスカッションのように参加者の誰かに対してのメールを書くときには、文頭に「○○様」と明示しよう。文中で特定の個人に宛てた文章になる場合は「＞○○様」と頭に「＞」をつけると分かりやすい。

■個人情報に注意。
MLへのメール本文に参加者の携帯番号など個人情報を書くのは厳禁である。もちろん、メンバーの名簿など、メンバー全員の掲載許可があるものなら問題ない。

■誹謗中傷は厳禁である。
参加者に一個人への批評を聞いて欲しいのかもしれないが、他人の喧嘩をみせられても困る。また、参加者全員にクレームを伝えたいとしても、丁寧な言葉を選び、建設的な結論を書こう。自らの醜態を宣伝する必要は無い。

■送信先アドレスと件名、本文を再確認する
送信ボタンを押す前にちょっと待て。簡単に送れるからこそ、送る前に送信先アドレスと件名、本文を再確認をしよう。特に志望企業の人事に出すメールは要注意だ。何も自ら自分の評価を下げる必要は無い。

※それでも間違った時には「人事宛のメールでミスをしてしまった！」を読むべし！

■送信できたかを再度確認する
例えば、先輩訪問のお礼のメールを書こうと、頂いた名刺を見てアドレスを入力してメールを書いたとしよう。送信先アドレスと件名、本文を再確認して、送信ボタンを押したとしても、ここで安心してはダメだ。念のため、受信ボタンを押すことを強く薦める。なぜならば、今送ったメールが以下の理由で戻っているかもしれないからだ（大体「Returned mail:～」のようなタイトルのメールが戻ってくると思う）。

• 単なるアドレスの入力ミス→【対処】直して再送信
• 相手先のメールボックスが一杯である→【対処】電話するしかない。
• 相手のメールサーバーに不具合がある→【対処】電話する・時間を空けて再送する。
• 添付ファイルの容量オーバー→【対処】ファイルサイズを下げる（写真なら解像度）・添付をやめる