就活中、企業に電話する時の最低限のマナーって?

就活,電話のかけ方,ビジネスマナー

就活の電話マナーの基本

仕事柄、よく学生から電話がかかってくる。カウンセリングのアポイントメントや相談に関する電話である。

この時、電話をかける時のビジネスマナーを学んでいない学生が結構いる、と感じる。このノリで、企業の人事に電話をしていないかちょっと心配である。

というわけで、今回は社会人への電話のかけ方について述べたい。扱うケースは、「企業の人事に採用スケジュールを確認する」とする。

ポイントは以下の2点。
 
  • 「電話は相手の時間を奪う」
  • 「電話は君の人柄を伝える」

たかが電話と見くびってはいけない。「当たり前!」と思うかもしれないが、再確認も含めて読んで欲しい。

【基本1】メモと手帳を用意する


採用スケジュールをメモする準備をしなければならない。

採用スケジュールをメモする準備をしなければならない。


採用スケジュールをメモする準備をしなければならない。「少しぐらいなら暗記できる!」と思うなかれ。例えば新しい問い合わせ先を教えてくれるかも知れない。その時メモできなかったら致命的だ。あと、そのまま予約をする可能性もあるので、必ず手帳を用意してから電話しよう。

【基本2】姿勢を正す

電話は声だけである。よって頬杖ついたり、のけぞって足を組んだり、タバコを吸ったりしてもばれないと思うだろう。しかし、その態度は声の響き方や息遣いによって相手に伝わるものだ。よって、自宅の電話なら、椅子に座るか床に正座して、背筋を伸ばして電話しよう。外出先から携帯で電話する時は、メモしやすい場所を探そう。

【基本3】静かな場所から掛ける

自宅で周囲に家族がいる時、または外出先から携帯で電話する場合、注意すべきは外部の音だ。

君にとっては相手の声が聴こえても、相手にとっても君の声が聴こえないかもしれない。聴きにくければそれだけで心証を害する。よってできるだけ静かな場所で、やむを得ない場合は送話口に手を添えて話そう。

特に志望度の高い企業に電話するのであれば、大きなビルやホテルのロビーなどを使わせてもらうとよいだろう。

【基本4】掛ける時間を考える

携帯は便利だけど、逆に相手の状況に関わらず掛けることができる危険なツールだ。相手への配慮を忘れないで。

携帯は便利だけど、逆に相手の状況に関わらず掛けることができる危険なツールだ。相手への配慮を忘れないで。


企業には就業時間というものがある。

まず就業時間外に電話するのは失礼である。また、お昼の休憩時間(ランチタイム)というものがあり、この時間に掛けても不在である可能性が高く、非効率だ(企業によって時間帯は違うが、12:00~13:00が多い)。

では、就業時間内で電話をするのにオススメの時間はいつだろうか。

私は午前中を薦める。

なぜなら、午後は外出したり、遅いランチを取ったりする可能性が高く、夕方は仕事が立て込んでいる可能性が高いからだ。逆に午前中は席にいる可能性が高く、また、最悪不在でも伝言を残しておけばその日中に伝わる可能性が高い。

※ただし、人事から電話があって折り返す場合には、お昼や夜でもいいかもしれない。採用シーズンは人事も残業が多いし、日中でもセミナーや面接でつかまりにくい。なお、朝(11:00まで)は「おはようございます」、夜遅い場合(就業時間以降)は「夜分遅くに恐れ入ります」と最初に言うのを忘れずに。

【基本5】まず名乗る &【基本6】要件は簡潔に

当たり前だが、意外とできていない基本中の基本がこの二つ。

【初めて電話するときの基本形】
○○大学・○○学部3年生の見舘と申します。
はじめまして。
お忙しいところ恐れ入ります。
御社の採用スケジュールに関してお伺いしたいのですが、よろしいでしょうか?
【2回目からの基本形】
○○大学・○○学部3年生の見舘と申します。
先日はありがとうございました。
お忙しいところ恐れ入ります。
御社の今後の採用スケジュールに関して確認させていただきたいのですが、よろしいでしょうか?

気づいたと思うが、「まず名乗る」→「挨拶」→「要件」の順番で、簡潔に述べることが大切だ。

相手は忙しい。君だけにじっくり時間をかけることはできない。また、聴くことが複数なら、メモ用紙に要件を箇条書きにしておき、スムースに話すことが大切である。「恐れ入ります」は使いにくい場合は、「失礼致します」でもよい。

【基本7】復唱する

最後に聴いたことを復唱すること。聴き間違いを防ぎつつ、かつ人事に礼儀正しく確実に仕事ができるイメージを与えることができる。日時は間違ったら致命傷なので必ず確認しよう。特に「1時」「7時」は間違いやすいので注意。

「最後に確認させてください。○月○日○曜日、○時から○○にて。用意するものは○○ですね」

【基本8】相手が電話を切ってから切る

通常、電話を掛けたほうが先に切ることが多いが、この場合は「目上の人が質問に答えてくれた」のであって、君が礼を尽くすべきだ。

「お忙しい中、ありがとうございました」
「失礼致します」
「今後ともよろしくお願いいたします」

など、最後の挨拶をした後、相手が受話器を置いた音を確認してから電話を切ろう。相手に「ガチャン」「ブチッ」と受話器を置く音を聞かせてはならないのだ。受話器を置く時には、一呼吸待ってから静かに置く習慣をつけよう。

【ケース1】相手が不在の時

相手を配慮し、心を込めて電話をすれば、その気持ちはメールや手紙よりも伝わることを肝に銘じておこう。

相手を配慮し、心を込めて電話をすれば、その気持ちはメールや手紙よりも伝わることを肝に銘じておこう。


話したい社員以外でもわかることであれば、「採用スケジュールについてお話いただける、他のご担当の方はいらっしゃいますか?」と聞いてみよう。

不在の社員しかわからないことであれば、基本的に以下のやり取りが正しい。折り返しお電話をお願いするのは失礼なのでやめよう。最後に電話があった旨だけでも伝えておくと、次に電話を取ってもらいやすい。

「何時ごろお戻りでしょうか。
(何時ごろか教えてもらう)
それではその時間にまたお電話させていただきます。
よろしければ、“○○大学の○○から電話があった”旨だけお伝え下さい」

※なかなかアポが取りにくい人には特に「電話があった旨を書いたメモを机に置いてもらう」ことが大事。何度も続ければ、相手も「会ってみようかな」と思ってくれる。OB・OG訪問のアポの時には特にトライしてみよう。
 

【ケース2】途中で電話が切れた時

どっちの電話が切れようが、掛けた方から(この場合は学生から)掛け直すのがマナーだ。逆に相手側から電話が掛かってきた途中で切れた時はすぐに向こうからかかってくるので、しばらく電話の前で待とう。

【ケース3】携帯電話に掛ける時

社会人の携帯に電話する時に、名乗った後、必ず言わなくてはいけない台詞がある。

「今、よろしいですか?」
「今、お電話よろしいですか?」
「今、お時間よろしいですか?」

この「あなたに配慮して電話しています」という意思表示が重要だ。なぜなら、相手は接客中かもしれないし、電車の中かもしれない。少なくとも机の上で座っているとは限らないのだ。にも関わらず、いきなり要件を言われても、おいおいと思ってしまう。最悪、心証を害してしまうかもしれない。

友人の携帯に電話する時は、携帯に君の名前が表示され、友人もそれなりの心構えをしてから電話を取るので、いきなり名乗らず、この台詞を言わずに電話ができただろう。

しかし、それは友人との間だけに成立するのであって、社会人の場合それは絶対にしてはならない電話の掛け方だ。友人だからとわざわざ使い分けず、この台詞を普段から最初に必ず言うようにしよう。

-----------------------------------

就活中の電話の書け方まとめ

今後、採用情報の照会や、先輩の紹介を依頼する、合否の確認、アポイントメントの取り直し、そして内定辞退など、企業に電話する機会は避けられない。

再度確認しよう。基本は2つ。
  • 「電話は相手の時間を奪う」
    電話で質問するということは、少なくともその応対をした人の仕事の手を止めることになる。よって、簡潔に、スムースに要件を伝えなくてはならない。
     
  • 「電話は君の人柄を伝える」
    ほんの一言やふるまいで、信頼を得ることもあれば、失うこともある。電話応対を履歴書の裏に記録している企業もある。最後の最後、その僅差で合否が決まる可能性もあるのだ。
心掛けるのはこの2点。このポイントを日常生活においても、例えば家族や友人との電話でも心掛けてみることで、自然にできるようになることを目指そう。

※参考記事も読んでね!
社会人へのメールの書き方講座

※記事内容は執筆時点のものです。最新の内容をご確認ください。