セルへのデータ入力を補助する機能に「入力規則」があります。表は自分が作成し、表へのデータ入力は他人が行う、といったワークシートを作成する場合に利用すると大変有効な機能です。

この記事では、「入力規則とは何か?」「どのように設定するのか?」について紹介します。

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入力規則とは

入力規則とは、ズバリ「セルに入力できるデータを制限する」機能です。「えっ?制限しちゃうの?」と思われるかもしれませんが、こういった入力制限は、データを管理する上で非常に重要なポイントです。

数人で、ひとつの表にデータを入力する場合を考えてみましょう。あるセルには、6桁の商品番号を入力することになっていました。ところが、誰かが間違って、5桁分しか入力していなかったとします。この表が数十行であれば、誰かが気付くかもしれません。しかし、数百行、数千行に及ぶデータであった場合、入力した本人が気付かなければそのままになってしまうでしょう。



そこで、Excelでは、セルに入力できるデータを制限することで、上記のような間違いを防ぐ機能を用意しています。この機能が「入力規則」です。

入力規則では、「セル」に対して「「何の値」を「どの範囲」で入力できるようにするか」という条件を設定します。


Excel2016の操作画面

Excel2016の操作画面


入力規則を設定したセルに間違ったデータ(設定した条件に合わないデータ)を入力すると、エラーメッセージが表示されるようになります。これなら、万が一、入力ミスがあったとしても見逃すことなく、その場で修正できますね。



また、入力できるデータを制限することで、入力されたデータが「均質」になります。データが均質であれば例外がないので、扱いやすいデータになります。