急ぎのビジネスメール、どう送る？
急ぎのビジネスメールの送り方
件名の付け方には工夫が必要
メールのタイトルである「件名」は、どのような書き方をしていますか？ 例えばクライアントに対して質問がある場合、単に「質問です」ではちょっと不親切ですね。沢山のSOHOワーカーに仕事を発注しているクライアントもいますので、出来れば具体的に「○○データ入力について質問です」と入れておきましょう。また件名に発信者の名前を入れておくのも有効です。アドレスに差出人の名前が入る電子メールソフトがありますが、超多忙な人は件名の部分しか見ていないことがあります。一目でアナタからのメールであることをアピールしたい場合、
○○データ入力について質問です（美縞）
と、しておくと良いでしょう。
「RE」があまり続いては……
受信したメールに対する返信を送る場合、電子メールソフトが自動的に受信メールの件名に「RE:」や「Re.」を付けてくれます。何のメールに対する返信かが相手に分かるというメリットがありますが、さらにこのメールに返信すると「RE:」が複数付くことになり、次第に何の内容について話をしていたか分からなくなります。適当な所で件名を変えても良いでしょう。重要な内容のメールには、件名に＜重要＞と入れる人もいますが、電子メールソフトの「重要度」機能を使ってみましょう。その使い方を次に紹介します。
用件によってメールの重要度を示す
ほとんどの電子メールソフトには、メールの重要度を示す機能があります。「最高」「高」「標準」「低」「最低」といった具合に五段階か、「高」「通常」「低」の三段階から選択できるようになっているです。通常は「標準（通常）」に設定されています。この場合ですと送信メールには何の印も付きません。日頃送る一般メールは、この設定でOKです。仕事上、重要な用件をメールで伝える場合は「高」または「最高」を選択して設定します。このメールを送信すると、相手の受信ボックスのメール一覧表に何らかの印が付きますので、他のメールよりも先に読んでもらえる可能性が高くなります。Outlook Expressバージョン6なら「メッセージ」メニュー→「重要度」から選択するか、ツールボタンの「重要度」ボタンをプレスして付けたい印を選択してください。
ただし、この手法は頻繁に使ってはダメです。
私的な用事や自分の売り込みメールで「最高」の重要度を設定しては、相手に良い印象を与えません。また常に「最高」でメールを送ってくる人がいますが、これではホントに重要な用件のメールであっても「あ、この人はいつも最高に設定しているから」と見過ごされかねません。私の場合、「最高」に設定してメールを送るのは次のような場合です。
・思わぬトラブルが発生したとき
・緊急の連絡を入れたいとき
・契約に関する問い合わせ
「最高」「高」を設定されたメールを受信した場合は、他のメールよりも先に目を通すことは言うまでもありませんね。相手は“大切な用件だから必ず読んで欲しい”との考えで送ってきていますので、例え「了解しました」の一言でも、必ず返信はしてください。
| 一日に膨大な量のメールを受信しているクライアントも少なくありません。ビジネスメールでは用件によって件名や重要度を工夫し、相手の方に負担をかけないよう心がけましょう。 |
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