語学を活かして働きたいという方に人気のある職種のひとつ外国人付きセクレタリー。
外資系メーカーで外国人社長のセクレタリーをするKさんに一日を教えてもらいました。


6時半起床
朝食
9時半始業 社長にコーヒーをいれ各種報告をして指示を受ける
10時メールチェック
10時半来月に本国から来るゲストの宿泊手配と食事の手配、関係者への連絡
12時半~13時半ランチ
13時半~月に一度の管理職ミーティングの召集と場所の予約
14時社長主催の社員パーティーのケータリング手配
16時社長のプレゼン資料の準備
19時退社
20時夕食の支度
21時夫と夕食
24時就寝


●ゲストの宿泊、食事の手配
ゲストによってホテルのランクがかわってきます。VIPの場合は送迎の手配、お花の準備、場合によっては下見にも行きます。食事の場合はできるだけ好みを確認してお店を手配します。だいたい利用するお店は決まっていますが、利用したことのないお店の場合は、他のセクレタリー達と情報交換をします。
本国の人がミーティングで来日するときは、ミーティングルームの手配や社長に確認しながら食事にアテンドする人の調整などもします。滞在時のスケジュールを作成して関係者にお知らせをします。

●社内ミーティングのセッティング
各出席者のスケジュールを確認して日程を決めます。
ミーティング後は議事録を作成して関係者に送ります。

●社長主催のパーティーの手配
年に数回しかないのですが(笑)。社内で行うちょっとした新年会などの手配は総務が担当するのですが、今回は社長の自宅に招待をするという初の試みで、ケータリングを手配することになりました。