大事なプレゼンテーション時はスクリーンに映して最終チェック。

●プレゼン資料の準備
社長が自らプレゼンをするのは本国への報告とアジア地域各国の社長が集まるミーティングと、年に2回の全社へのレビューと今後の方針の発表くらいなので、それほど回数は多くないのですが、直前になると夜遅くまでかかることもあります。
内容自体は社長が考えるので、私がすることは必要な情報を各部署から集めることと内容をパワーポイントにおとして見栄えよく作ることです。
プレゼンテーションの相手が日本人の場合は社長がつくったものを日本語に翻訳することもあります。
プレゼンの資料作成ではアニメーションを入れたり、リンクをはったり、とある程度パワーポイントを使いこなせるスキルが必要ですね。
はじめのうちは本で調べながら作っていたのですが(笑)。
パワーポイントの操作方法だけでなく、会社のイメージや社長の好みに合わせたレイアウト、色使いというのも大切で、これはやっていくうちにわかるようになってきました。



お聞きした一日は本国からのゲストが来る直前でちょうどその準備に忙しい時期とのこと。さらにゲストが帰ってひと段落した後に社員のパーティーをすることが多く、こうなると何もかも重なって忙しくなるのだとか。
「全てが予定通りにいけばいいのですが、何にでも変更がつきもの。手配も大変ですが、変更が重なると自分自身がわけがわからなくなってしまわないようにしないといけないので、それが大変です。」

「何もない時は社長のスケジュール管理や必要な情報を各部署に催促したり、社長に書類のサインを催促したりと比較的地味な仕事が多いですよ(笑)。」

他に、時期によってはクリスマスカードや贈り物の手配などもするのだそうです。