20060226A
仕事をサッとかたづけて帰る人、ドタバタと要領が悪い人の違いは何でしょう?
「今日は早めに仕事をかたづけて帰るぞ!」と思っていたのに、なぜだか時間がかかってしまって残業…、なんてことはないですか?

それに対して、いつもササッと仕事をかたづけている人もいます。

仕事がはかどらない人は何が問題なのか。Aさんの一日を例に検証してみました。



なぜだか残業になってしまう、
企画室勤務・Aさんの一日


始業5分前に到着したAさん。
さてさて、今日の段取りは…、とスケジュール帳を開いた途端、電話が。

「昨日のFAXですね。かしこまりました、すぐに送り直します」

昨日の夕方、本社へ10枚送ったつもりだった報告資料が9枚しか届いていないとの連絡。ファイリングした資料を取り出し、送付状を用意して送り直します。

この日は9時30分から会議の予定。
出社して資料を用意しようと思っていたのに、あと10分しかありません。
慌てて出力をして人数分をコピー。なんとか会議に間に合いました。

会議にて、
Aさん:「では、配付資料をご覧下さい」
出席者:「すいません、白紙が入っているのですが…」
出席者:「ナンバー3の資料がありませんが…」

慌てて準備をしたために、資料に不備があったよう。
課長:「会議が終わったら、資料を整えて配布しなおすように」

11時40分。会議を終えて席に戻ったAさんの席には、離席中に「営業のBさんから連絡があり、折りTELを」のメモが。
「なんだろう…。もうすぐお昼だから、後にしようっと」
Aさんはそのまま外出しました。

13時。Bさんに電話をしますが、外出してしまったとのこと。戻りは17時だと言います。

その後、Aさんは午前の会議資料の作り直しに取りかかりました。
本来なら会議で説明すればよかったところも、配布物になるため加筆。それが予定外に時間がかかり、気づけば15時です。

「あら、もうこんな時間。来月のイベントの企画書作りを急がなくちゃ。えっと、会場資料は…と。そうだ、Cさんに取り寄せてもらうようにお願いしてたんだったわ。メールの返事がないわね」

Cさんに電話。

Aさん:「Cさん、メールでお願いした会場資料だけど、どうなってる?」
Cさん:「返信しましたよ。昨日のお昼ぐらいに返信しましたけど」
Aさん:「おかしいわね。届いてないわよ。もう一度、送ってくれない?」
Cさん:「わかりました。ただ、今からお客さんのところに出ないといけないので、ちょっと待ってもらえませんか。1時間ぐらいで戻りますから」


実はAさんは、Cさんに資料準備をお願いすることを自宅で思いつき、自宅のメールアドレスから依頼を送信していました。「資料は会社のアドレス宛に」と記していたものの、忙しかったCさんは届いたメールに返信。昨晩、自宅でアクセスしなかったAさんはメールの着信に気づいていなかったのでした。

Cさんからメールが届いたのは16時半。その間、Aさんは特別、急ぎでもない仕事で時間をつぶすしかありませんでした。そして、Bさんからも電話が。

Bさん:「お客さんが先月のイベントの効果を知りたがってるから、資料を用意してよ。明日のお昼に持って行きたいから、よろしくね」 

この日、Aさんが退社したのは21時でした。



なぜAさんは仕事がはかどらなかったのか。どうしたらいいのか。次ページで検証します。