あなたは大丈夫？メールのマナー
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| 毎日の業務に欠かせないメール。まずは苦手意識を取り去ることから。 |
時々、女性からのメールのはずなのに発信者が男性名になっていることがあります。以前、女性限定のメーリングリスト（サイト上の情報交換のネットワーク）に男性の名前で投稿があり、一時騒然となったことがありました。夫のメールアドレスを夫婦で一緒に使っているようなのですが、受け取る側からすると、女性のはずなのに男性名が目に入るとドキリとします。友人どうしのやり取りならともかく、一社会人としてのメールならば、きちんと自分のアドレスを取得しましょう。特にビジネスでは、NGの典型例です。
■いきなり本題
自分が何者か、どういう立場の人間なのかも名乗ることなく、いきなり質問するメールも多く、いつもがっかりします。面識もない方から、何の挨拶もなく「○○について教えてください」と書いてあるようなぶしつけなメールには、お返事する気にもなりません。
■改行がない
ある程度の余白を作らないと非常に読みにくいもの。１行は約35文字程度で折り返し、区切りのよいところで改行することを心掛けましょう。逆に１行ごとの改行や、行と行の間が空きすぎるのも読みにくいもの。要は、文字と余白のバランスです。
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| 「そんなことも知らないの？」と言われるのが怖くて聞けないことも、でも「聞くは一時の恥、聞かぬは一生のなんとやら」 |
数字を○で囲んだものや、ローマ数字などの機種依存文字、半角カタカナは、文字化けしてしまいます。また、ビジネスメールでは顔文字は使用しないのがルールです。
■書きかけのメールを送ってしまった
あるいは宛先を間違えてしまったという場合は、お侘びのメールを出し削除してもらうようにお願いしましょう。
文字だけのやり取りには限界があります。「うまくコミュニケーションが取れていない」、「誤解を招きそうだな」と感じたときは、直接会って話したり、電話で話すことが大事です。
緊急の場合、すぐに返事が欲しい場合は、電話でメールを送る旨を伝えるなどします。逆に、電話でやり取りしたことを、確認のために文字にしてお互いが情報を共有するための手段にすることもあります。
メールは、ビジネスにおいても、プライベートのお付き合いにおいても、欠かせないコミュニケーションツールとなりました。日々使うものだからこそ、マナーに気を配り、快適なコミュニケーションを図りたいものですね。
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