重要・緊急マトリクスでタスクを分類する
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| 重要・緊急マトリクスでタスクを分類しよう |
まずは、あなたが今抱えているタスクを全て書き出してみましょう。タスク管理の第一歩は、タスクの全体像を把握するところから始まります。メール返信等の、書き出すまでもないと思うような小さなタスクも、漏れなくリストアップします。
リストアップが終わったら、次にそれらのタスクを、「重要な仕事か？」「緊急な仕事か？」という２つの問いにあてはめて、以下の４つに分類します。
(１) 重要かつ緊急
(２) 重要だけど、今すぐでなくても大丈夫
(３) あまり重要じゃないのに、急かされている
(４) 重要でも、急ぎでもない（＝どうでもいい）
重要な仕事とは、それを仕上げることで何らかの価値を生む仕事です。例えば営業の方であれば、案件クロージングのための顧客訪問や、提案書の作成等、売上に直接つながる仕事を指します。緊急な仕事とは、文字通り、締切りが迫っている仕事です。具体的には今日明日中に締切りが巡ってくるような仕事を指します。
さぁ、分類されたタスクを眺めてみてください。どのように分類されたでしょうか？ 普段「時間がない」と思っている人は、(１)と(３)の仕事に忙殺されて、(２)を疎かにしていませんか？ 「今すぐでなくても大丈夫」と、(２)の仕事を放置していると、いつの間にか時間が過ぎて、(２)の仕事が(１)に変わってしまいます。そうなると永遠に仕事に忙殺される日々から抜け出すことができません。
分類したタスクに優先順位をつける
(１)と(３)に忙殺される日々から抜け出すには、タスクに優先順位をつけることが大切です。だれにでも一番優先順位の高い仕事は「(１)重要かつ緊急」だ、ということがわかります。また、一番優先順位の低い仕事は「(４)重要でも、急ぎでもない」、ということも明確です。それでは「(２)重要だけど、今すぐでなくても大丈夫」「(３)あまり重要じゃないのに、急かされている」は、どちらを優先すべきでしょうか？
多くの人は、「締切りを守るためには、(３)を先にやらねばならない」と考えるでしょう。しかし、これが大きな落とし穴なのです。先ほども述べたように、(２)の仕事は放っておくと(１)に変わってしまします。
デキるビジネスパーソンは、迷わず「(２)重要だけど、今すぐでなくても大丈夫」を選択します。しかし、もちろん(３)の仕事も締切りまでに終わらせます。どうしてそんなことができるのでしょうか？ それは、スケジュール管理が巧みだからです。すき間時間を利用して(３)を素早く終わらせる術を知っているからなのです。
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