4/4 佐々木かをり社長のスーパー手帳術 [キャリアプラン] All About

「週間予定表」に集約

▲日本人はフランス人よりハードワーカー？　週末のスペースも充実させた！拡大写真

佐々木：「2006年版はさらに新しい機能を追加しました。フランス版のレイアウトは月曜から金曜が基本ですが、日本版は月曜から日曜まで同じレイアウトにしました。フランスには日曜に働くという発想がないのでしょうか？日曜の記入欄がとても小さかったんです（笑）。日曜にも講演などが入る私は、約10年間これに悩まされてきました。

▲プロジェクト・アット・ア・グランス　拡大写真

時間帯の幅も8:00～21:30から7:00～22:00に拡大しました。そして、冒頭部分に見開きの『プロジェクト・アット・ア・グランス（月間予定表）』を追加しています。基本的に『週間予定表』にすべて書き込むのが、私の手帳活用術の鉄則ですが、それでもプロジェクトのスケジューリングを考える際、別紙にメモを書きながら考えることがありました。その作業もすべて手帳の中で済むよう、“下書き”メモとしてこのページを追加しました。この機能は私自身も研究中ですから、2007年版では再度見直しするかもしれません」

脚本は１冊がいい

「週間予定表の中ですべて完結させること」が、第２の重要ポイントである。

仕事には会議や講演など時間拘束型のスケジュールも多いが、その合い間の時間に効率よくタスクをこなすことが、仕事の効率を大きく左右する。講演、執筆、社長業、そして家庭など、いくつもの役割を担う佐々木さんにとって、この時間に何をするかがとても重要だった。

タスク管理に「to doリスト」を活用している人が多い。しかし、「下書きとしてはいいけどお勧めできない」とキッパリ。やるべきタスクがあれば、タイムスケジュールの中に、チェックボックス付きで書き込むのが佐々木流。スケジュールと「to doリスト」が融合している。

▲チェックボックスを活用

佐々木：「手帳は人生脚本だと考えています。まさにスケジュールは、何時に何をするという脚本だといえます。ところが、『to doリスト』という別冊の脚本があるのは、スケジュールという脚本には『コーヒーを飲む』と書かれているのに、『to doリスト』という別の脚本に『お礼状を書きながら』と書いてあるようなもの。それでは困りますよね」

期限を明確にするためにも、タスクを週間予定表の中に書き込む。「to doリスト」愛用者の中には、アイデアやタスクをリストに書き込むだけで、なかなか実行に移せない人も多いのではないだろうか。それは「いつやるか」というスケジューリングが抜け落ちているからだ。

消し込みでスッキリ！

▲ワタミグループ渡邉社長の手帳　記事

作業が完了するとチェックを付けるという点は、ワタミグループ渡邉社長の手帳術に共通しているところがある。渡邉氏の場合、終わったタスクを赤ペンで消し込み、仕事が終わると手帳が真っ赤になる仕組みだ。真っ赤になるほどに、渡邉氏はスッキリした気分になれるという。

佐々木さんもチェックするたびに、「自分自身の思い通りに予定をこなせた」と、仕事の満足感がさらに高まるのだという。そしてこの「自分の予定を自分の思い通りに進める」という点に、佐々木さんの手帳術の真髄が隠されているとガイドは判断した。それについて【後編】にまとめるので、ぜひそちらもチェックしてほしい。