ビジネス文書ガイド鈴木 真理子

新入社員からベテランまで敬語の使い方に苦手意識を持っている人は多いはず。最近では、若者言葉や略語が流行したり定着しています。ビジネスメールにふさわしい敬語の使い方をマスターすれば、書き出しはもちろん返信やお礼、メールの締めの挨拶も簡単です。

ビジネスメールには正しい宛名の書き方があります。LINEやチャットとは異なるので要注意。「宛名は省いてよい？」「株式会社や役職はつけるの？」「敬称は『様』なのか『さま』なのか」の疑問を解決し、失礼のない書き方を学びましょう。

ビジネスメールの挨拶文は「お世話になっております」が定番ですが、ワンパターンになってしまうことはありませんか？「先ほどはお電話にてありがとうございました」など、シーンに応じて使い分けましょう。読んだ相手が好印象を抱くフレーズをご紹介します。

社内文書には必要なく、社外文書ではマストなもの。それは頭語（書き出し）と結語（結び）です。「拝啓」「敬具」「前略」「早々」など聞いたことはあってもきちんと使い分けられているでしょうか？文書の第一印象が変わりますので、しっかりルールをおさえましょう。

BCCやCCメールへの返信は必要なのでしょうか。むやみやたらに返信するのが良いわけではありませんので、ビジネスマナーとして覚えておきましょう。また、メールの処理に追われる人は時短仕事術として身につけましょう。送られてきたメールをよく見て、自分のアドレスが「宛先」「CC」「BCC」のどこにあるかで対応を変えるワザをご紹介します。

カタカナ言葉がたくさん書かれたビジネスメール。「それって日本語でもいいんじゃない？」と思うことはありませんか。ビジネスメールは分かりやすさで勝負！ となると言葉選びも大切です。よくある10のカタカナ言葉を紹介しますので、ぜひチェックしてみてください。

お褒めの言葉をいただいたらどう返信しますか？例文を交えながら、お客様が喜ぶお礼メールの書き方を紹介していきます。「お問い合わせ」は電話よりメールで、という人も多いこの頃、会社のホームページに意見が寄せられたときの参考にしてみてください。

ビジネスパートナーが納期遅延したときに送る進捗確認のメールの例文とコツをお伝えします。「いつ頃になりますでしょうか？」など言いにくい話ほど文面に頭を悩ませるもの。フレーズいくつか紹介しますので、覚えて時短でお願いメールを書きましょう。

仕事のメールやチャット、LINEで、笑い表現の「（笑）」「w」「^_^」は使ってもよいのでしょうか。もし使ってよい場合は、どのようなときなのか、気をつけるべき点はあるのかなどについて解説します。ぜひ参考にしてみてくださいね。

修正依頼や加筆依頼などをお願いする場合のメールの書き方を例文つきで解説。仕事の完成度を高めるために、相手にやり直しや訂正をお願いするときは、伝え方が大切！ 相手をカチンとさせず、やる気にさせる修正依頼メールを送りましょう。