英文電子メール「件名」の書き方

英語の「件名」"Subject Line"は、仕事を効率的に進めるための重要な要素です。上司にメールを送ったが、なかなか返信が返ってこない!
メールでのやり取りが増える中、相手にいち早く読んでもらうための工夫が必要です。その点、「件名」の果たす役割は大きいといえます。数あるメールの中で、優先順位を高くし、レスポンスを高める件名の書き方があります。

今回は、効果的な英語での「件名」の付け方のポイントをまとめました。


「件名」は、用件が具体的に分かるように書く!

英語で件名を記載する場合、特に気をつけるべき点は、以下の通りです。

■簡潔かつメールの中身がおよそ分かる文面にする。
■スパム特有の表現"Hello!" "Your Document"などは避ける。
■簡潔でも"Meeting"だけや、"About Meeting"などの抽象的表現は避ける。



良くない「件名」の例【社外編】

■短すぎる件名

Thank you  【御礼】
Payment   【支払い】
Estimate   【見積り】
Order  【注文】
Shipment  【発送】
Inquiry  【問い合わせ】
Question  【質問】
Request  【依頼】
Urgent!  【緊急】
Important! 【重要】
Meeting  【会議】

*どこが悪いのか?
以前は、これだけでも良しとされましたが、スパムなど紛らわしい表現のメールが増えたことと、具体的に何の見積りや、問い合わせなのかが、即座に判断できないため、優先順位が付けにくく、相手に不親切な印象を与えかねない点で不十分であるといえます。また、件名に"Urgent!"や"Important!"などこちらの都合を優先した表現を使ったり、"!"をやたらとつけるのは、スパムの印象にも繋がりかねず、ビジネスメールでは避けたいところです。


良い「件名」の例【社外編】


社外向けのメールの場合、失礼がなく、かつ簡潔で具体的であることが必要です。そのために、目的を明確にし、一定のパターンを予め、頭に入れておくと便利です。

パターンは、用件(Request/Inquiry/Shipment)+前置詞句を基本とします。

良くない例 改善例
Thank you  【御礼】 Thank you for your visit
Payment   【支払い】 Unpaid Bill (Invoice No.101)
Estimate   【見積り】 Request for Estimate
Order 【注文】 Product Purchase; Item No.205
Shipment  【発送】 Product Shipment for Order No.28
Inquiry  【問い合わせ】 Inquiry about digital cameras
Request  【依頼】 Request for your latest catalogue
Meeting 【会議】 Project Meeting on July 7th


*良い件名のポイント
相手にとってメール用件が分かりやすいもの、必要であれば、相手が、即検索できるように、請求書番号や、注文書の番号(No./ #)を記載すれば、より効率的に対応してもらえます。相手の立場、受け取る人の立場で書く、"You Attitude"が、ここでもキーワードとなります!

次にスパム・ウィルスメールによく似た件名とその対策です。